Cara Mengatur Akun Default Project di Database Accurate 5

Mengelola proyek dalam bisnis memerlukan sistem pencatatan yang tertib, termasuk dalam hal pencatatan biaya, pendapatan, dan akun-akun yang terlibat di dalamnya. Dalam Accurate 5, salah satu fitur penting yang mendukung manajemen proyek adalah kemampuan untuk mengatur akun default project.

Fungsi ini memungkinkan Anda menentukan akun-akun yang secara otomatis akan digunakan dalam setiap transaksi proyek, sehingga proses pencatatan menjadi lebih efisien dan minim kesalahan. Artikel ini akan membahas bagaimana cara mengatur akun default untuk proyek di Accurate 5, serta tips agar penggunaannya lebih optimal.

Apa Itu Akun Default Project?

Akun default project adalah kumpulan akun yang secara otomatis digunakan oleh sistem ketika Anda membuat transaksi yang berhubungan dengan proyek. Misalnya akun pendapatan proyek, akun biaya langsung, hingga akun WIP (Work in Progress). 

Ketika akun-akun ini sudah diatur dari awal, maka saat Anda mencatat transaksi—seperti pengeluaran proyek, progres billing, hingga penyelesaian proyek—semua data akan langsung tertaut ke akun yang tepat tanpa perlu dipilih manual.

Cara Mengatur Akun Default Project di Database Accurate 5

Anda dapat melakukan pengaturan akun default project dengan mengikuti petunjuk berikut:

1. Sebelumnya, pastikan modul Project telah aktif, caranya masuk ke menu Setup [Persiapan] – Preference [Preferensi] – Feature [Fitur] kemudian pada bagian Cost & Profil Center [Biaya & Laba Terpusat], centang pilihan ‘Multi Project [Multi Proyek]’.
2. Selanjutnya Anda dapat melakukan pengaturan akun default project di menu yang sama yaitu menu Setup [Persiapan] – Preferences [Preferensi] – Cost Profit Center [Biaya &  Laba Terpusat].
3. Mengatur Default Account for Labour Cost. Ini adalah pemilihan akun utama untuk menampung biaya-biaya yang berhubungan dengan proyek. Misal Upah Kuli Bangunan, Upah Mandor, dsb. Jika Anda membuat aktivitas baru Labour Cost, maka akun biaya otomatis terisi dengan akun utama yang telah diatur di menu Preferensi. Namun Anda bisa mengubah akun utama yang tampil dengan akun lain sesuai kebutuhan.
4. Mengatur Default Account for Project [Akun Default Proyek].

• Project In Process: Diisi Akun tipe Other Current Asset. Akun ini untuk mencatat pekerjaan proyek dalam proses, dimana nilai akun ini adalah akumulasi nilai bahan baku saat membuat aktivitas Material In Used, Expense Payment dan Project Bills.
• Advance Revenue: Diisi Akun tipe other current liabilities. Akun ini untuk menampung nilai Uang Muka Proyek yang dibayar oleh pelanggan. Akun ini digunakan saat membuat aktivitas Project Bills.
• Revenue: Diisi akun tipe revenue. Akun ini untuk menampung nilai pendapatan yang diterima perusahaan saat melakukan penagihan nilai Proyek ke pelanggan. Akun digunakan saat membuat aktivitas Project Bills.
• Cost Of Good Sold: Diisi akun tipe cost of good sold. Akun ini untuk menampung nilai harga pokok suatu Proyek. Akun ini digunakan saat membuat aktivitas Project Bills.

Tips Agar Akun Default Project Berfungsi Maksimal

• Pastikan struktur COA (Chart of Accounts) jelas: Buat kelompok akun proyek terpisah agar laporan keuangan lebih mudah dianalisis.
• Gunakan akun khusus proyek: Hindari menggunakan akun umum agar laporan biaya dan laba proyek tidak tercampur dengan aktivitas lainnya.
• Sesuaikan pengaturan berdasarkan jenis proyek: Jika Anda memiliki beberapa jenis proyek (misal jasa & konstruksi), buat akun default berbeda per jenis jika diperlukan, dengan memanfaatkan fitur segmentasi pusat biaya (Cost Center).
• Lakukan uji coba terlebih dahulu: Sebelum menggunakan secara penuh, coba input transaksi proyek untuk memastikan akun default sudah berjalan sesuai harapan.
• Update secara berkala: Jika ada perubahan struktur akun atau kebijakan akuntansi, pastikan akun default juga diperbarui agar tetap relevan.

Butuh Bantuan Mengoptimalkan Modul Project di Accurate 5?

Pengaturan akun default yang tepat bisa membantu efisiensi dan akurasi pencatatan proyek. Namun, tidak sedikit pengguna yang melewatkan langkah ini atau salah menetapkan akun sehingga laporan menjadi kurang akurat. Jika Anda ingin memastikan setiap aspek pengelolaan proyek optimal, Szeto Accurate Consultant siap membantu.

Kami menyediakan pelatihan dan konsultasi implementasi Accurate 5 secara menyeluruh. Hubungi customer service kami sekarang juga untuk mendapatkan informasi pelatihan dan solusi terbaik untuk bisnis Anda!