Cara Membuat Formulir Purchase Order pada Accurate 5

Formulir purchase order adalah dokumen inti pada proses pembelian yang mengikat antara perusahaan dan pemasok. Di Accurate 5, pembuatan formulir purchase order membantu mengontrol kebutuhan barang, menjaga konsistensi data pembelian, dan menjadi dasar penerimaan barang serta permintaan pembayaran.

Artikel ini akan memandu Anda langkah demi langkah membuat formulir purchase order di Accurate 5, menjelaskan field penting yang harus diisi, serta memberikan tips agar proses pembelian lebih rapi dan mudah direkonsiliasi.

Mengapa Formulir Purchase Order Penting

Formulir purchase order berfungsi sebagai otorisasi pembelian: mencatat item, kuantitas, harga yang disepakati, serta syarat pengiriman dan pembayaran. Dengan menggunakan formulir PO secara disiplin, tim purchasing dan gudang dapat mengecek penerimaan barang terhadap PO, sementara tim keuangan memiliki dasar yang jelas saat memproses faktur pemasok. Selain itu, PO membantu mencegah pembelian tak terkontrol dan memudahkan audit internal.

Cara Membuat Formulir Purchase Order 

Anda dapat mencatat Aktivitas pesanan pembelian kepada Vendor pada Formulir PO di Accurate 5 dengan mengikuti petunjuk di bawah ini:

1. Buka Formulir PO yang baru dengan cara klik menu utama Activities – Purchase – Purchase Order (Aktivitas – Pembelian – Pesanan Pembelian).
2. Pada tampilan formulir PO tersebut isi nama Vendor, tanggal Order, nomor PO, dan detail item yang akan dipesan.
3. Setelah semua informasi pesanan selesai Anda entry pada formulir PO, Anda dapat menyimpan dan menutup formulir tersebut dengan klik tombol Save & Close.

Cara Membuat Formulir Purchase Order dengan Uang Muka Pembelian

Untuk mencatat pesanan pembelian disertai dengan pembayaran uang muka kepada Vendor/supplier dapat dilakukan dengan cara:

1. Buka Formulir Purchase Order yang baru dengan klik menu Activities – Purchase – Purchase Order (Aktivitas – Pembelian – Pesanan Pembelian).
2. Pada tampilan formulir Purchase Order tersebut isi nama Vendor, tanggal Order, nomor PO dan detail item yang akan dipesan kepada Vendor.
3. Setelah informasi pesanan selesai Anda entry, pastikan kolom DP Account telah terisi dengan akun uang muka pembelian (tipe akun account receivable). Selanjutnya klik tombol Down Payment pada formulir Purchase Order, Accurate otomatis akan menampilkan formulir Purchase Invoice.
4. Detail formulir Purchase Invoice secara otomatis telah menampilkan item Down Payment dengan unit price senilai total Order yang Anda buat. Ubah nilai unit price tersebut sesuai jumlah uang muka pembelian yang dibayar ke Vendor lalu klik tombol Recalc kemudian klik Tombol Pay Vendor untuk mencatat pengeluaran kas/bank atas pembayaran uang muka pembelian tersebut pada formulir Purchase Payment.
5. Klik Tombol Save & Close.

Tips Agar Penggunaan Formulir Purchase Order Lebih Efektif

• Gunakan Template PO: bila sering memesan item serupa, simpan draft atau gunakan fitur duplikasi untuk mempercepat input.
• Cantumkan Nomor PO di Surat Jalan: instruksikan supplier agar mencantumkan nomor PO pada dokumen pengiriman untuk memudahkan pencocokan.
• Batasi Hak Akses: atur siapa yang dapat membuat, mengedit, dan membatalkan PO demi kontrol internal.
• Integrasikan Dengan Receive Item: selalu tautkan Receive Item ke nomor PO agar stok dan nilai tercatat konsisten.

Ikuti Pelatihan Accurate 5 dari Szeto Accurate Consultants

Ingin tim purchasing dan gudang Anda mahir membuat dan mengelola formulir purchase order di Accurate 5—termasuk alur approval, integrasi ke penerimaan barang, dan praktik rekonsiliasi faktur? Szeto Accurate Consultants menyediakan pelatihan praktis yang dapat disesuaikan: online atau onsite, modul hands-on, serta sesi follow-up implementasi. 

Hubungi customer service kami sekarang juga untuk mendapatkan informasi terkait jadwal dan paket pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.