Cara Menghitung Tingkat Persediaan yang Aman

Cara menghitung tingkat persediaan yang aman atau stok cadangan (safety stock) adalah inventaris tambahan yang harus dimiliki pengecer untuk mencegah kehabisan stok jika terjadi masalah dalam rantai pasokan atau saat permintaan meningkat.

Tanpa safety stock, pelanggan Anda mungkin akan kecewa karena barang yang diinginkan tidak tersedia. Namun di sisi lain, jika stok cadangan terlalu banyak, Anda akan menghadapi risiko kadaluarsa, dead stock, dan biaya penyimpanan yang tinggi.

Jadi, pastikan Anda memiliki jumlah safety stock yang cukup untuk menghindari salah satu dari dua kemungkinan di atas. Anda dapat mengetahuinya dengan data yang akurat dan formula persediaan cadangan yang tepat.

Pada artikel kali ini kita akan membahas apa itu Persediaan yang aman, manfaatnya, cara menghitungnya, dan contoh kasus dalam menghitung safety stock yang akan berguna untuk pengelolaan persediaan di bisnis Anda.

Apa itu Persediaan yang Aman?

Persediaan yang Aman atau buffer stock, atau dalam bahasa Indonesia disebut dengan cadangan stok adalah persediaan tambahan yang disimpan sebagai pengaman terhadap fluktuasi permintaan dan ketidakpastian rantai pasokan.

Penting bagi bisnis untuk menyimpan beberapa stok sebagai cadangan untuk mengurangi risiko kehabisan stok saat permintaan tinggi.

Persediaan persediaan adalah praktik terbaik untuk manajemen persediaan dalam bisnis apa pun yang berhubungan dengan persediaan, mulai dari bahan mentah, manufaktur, dan barang konsumsi.

Perbedaan antara Persediaan yang Aman dan Titik Pemesanan Ulang
Persediaan cadangan adalah persediaan tambahan yang dapat diambil oleh bisnis ketika permintaan melonjak melampaui proyeksi, sedangkan titik pemesanan ulang adalah jumlah persediaan yang telah ditentukan sebelumnya untuk produk yang memerlukan pemesanan ulang.

Persediaan yang Aman dan titik pemesanan ulang dapat digunakan sebagai strategi untuk menghindari kehabisan stok dan memenuhi tingkat permintaan. Jika dilakukan dengan benar, taktik ini akan meningkatkan efisiensi manajemen rantai pasokan dan mengurangi biaya persediaan.

Mengapa Persediaan yang Aman Penting dalam Manajemen Persediaan?

Menghitung safety stock sangat penting untuk bisnis Anda. Bahkan jika sebuah bisnis memiliki analis data terbaik di dunia, tidak mungkin untuk memprediksi dengan tepat keinginan pelanggan atau hal yang tidak terduga di sepanjang rantai pasokan.

Ketika peristiwa ini pasti terjadi, persediaan cadangan akan memberi Anda kepastian dalam keadaan darurat. Tanpa ini, bisnis akan tertinggal oleh persaingan ketika sesuatu yang tidak terduga terjadi.

Menjalankan bisnis yang menjual barang fisik adalah tentang mengoptimalkan inventaris untuk memenuhi permintaan. Diperlukan waktu berbulan-bulan atau bertahun-tahun agar ekosistem rantai pasokan dapat berjalan dengan lancar dan tepat waktu.

Persediaan cadangan akan mencegah penjualan Anda terhenti sepenuhnya saat pengiriman atau produksi lebih lambat dari yang direncanakan. Selain itu, persediaan cadangan juga dapat digunakan ketika Anda bekerja untuk menerapkan sistem yang dapat membantu menghitung jumlah dalam proses titik pemesanan ulang.

Manfaat Persediaan Cadangan

Berikut ini adalah manfaat utama dari persediaan cadangan:

• Mencegah Anda dari kehabisan stok, terutama pada item yang permintaannya tinggi.
• Melindungi Anda dari keadaan yang tidak terduga, seperti gangguan pasokan atau lonjakan permintaan yang tiba-tiba.
• Memberi Anda fleksibilitas untuk memesan lebih banyak produk ketika perusahaan Anda membuat kesalahan perkiraan permintaan dan tidak mengetahui dengan jelas permintaan suatu produk.
• Buat pelanggan senang dan cegah konversi yang hilang karena kehabisan stok
• Secara keseluruhan, dampak yang paling besar adalah pada kepuasan pelanggan. Pelanggan akan meninggalkan situs web Anda jika Anda kehabisan item pilihan mereka, dan kemungkinan tidak akan pernah kembali ke situs Anda lagi.

jika Anda terpaksa membatalkan atau menunda pengiriman pesanan karena Anda kehabisan stok, itu akan merusak pengalaman mereka dengan merek Anda. Mereka akan memberikan uang kepada pesaing Anda sebagai imbalannya.

Satu pembelian yang tidak terpenuhi cukup membuat konsumen beralih ke pesaing Anda untuk mengubahnya menjadi pelanggan setia dalam jangka panjang. Jika pelanggan itu memutuskan untuk memberi tahu orang lain tentang layanan Anda yang buruk, itu bisa memiliki efek jangka panjang pada reputasi Anda.

Persediaan yang Aman akan mengurangi dan mencegah terjadinya masalah tersebut. Jika Anda ingin menghindari efek buruk dari kehabisan stok, Anda harus mulai menerapkannya ke dalam biaya penyimpanan inventaris Anda.

Cara Menghitung Tingkat Persediaan yang Aman

Ada enam cara umum untuk menentukan jumlah safety stock yang Anda butuhkan, yaitu:

1. Rumus Persediaan Cadangan Dasar

Pilihan paling sederhana adalah dengan mengadopsi rumus persediaan yang banyak digunakan, yaitu:

Safety Stock = (penjualan harian maksimum x lead time maksimum) – (penjualan harian rata-rata x lead time rata-rata)

Berikut adalah variabel yang masuk ke rumus ini:

• Penjualan maksimum harian: jumlah maksimum unit yang terjual dalam satu hari
• Lead time maksimum: waktu terlama yang dibutuhkan pemasok untuk mengirimkan inventaris
• Penjualan harian rata-rata: jumlah rata-rata unit yang terjual dalam satu hari
• Rata-rata waktu tunggu: waktu rata-rata yang dibutuhkan pemasok untuk mengirimkan persediaan rumus ini adalah titik awal yang bagus. Namun, perlu diingat bahwa rumus ini berfungsi untuk skenario rata-rata, tetapi tidak untuk perubahan musiman dalam permintaan yang berfluktuasi dari waktu ke waktu.

2. Persediaan Cadangan Tetap

Stok cadangan tetap adalah jumlah unit yang telah ditentukan sebelumnya yang Anda simpan sebagai stok cadangan untuk setiap item. Pengecer menggunakan nilai penjualan mereka dari beberapa bulan terakhir untuk menentukan jumlah tetap persediaan cadangan yang harus disimpan.

Meskipun tidak ada rumus khusus untuk persediaan cadangan tetap, Anda dapat menghitungnya dengan cara ini:

Persediaan cadangan tetap = jumlah hari x penjualan harian rata-rata ATAU penjualan harian maksimum

Misalnya, Anda mungkin memutuskan untuk menyimpan persediaan cadangan selama dua minggu untuk suatu barang. Penjualan harian rata-rata adalah 10 dan penjualan harian maksimum adalah 17. Stok cadangan tetap Anda untuk produk ini adalah antara 140 dan 238.

Persediaan cadangan tetap didasarkan pada asumsi terbaik Anda, dan tidak memperhitungkan waktu tunggu pemasok atau fluktuasi permintaan.

Metode ini paling cocok untuk toko dengan permintaan yang konsisten dan untuk bisnis yang memiliki sedikit gangguan pada rantai pasokan mereka.

3. Rumus Heizer dan Render

Jika ada variasi yang signifikan dalam jadwal pemasok, rumus Heizer dan Render adalah cara yang harus dilakukan.

Rumusnya adalah sebagai berikut:

Persediaan cadangan = Z skor x standar deviasi dalam lead time (σLT)

Dalam manajemen inventaris, skor Z adalah faktor layanan yang diinginkan—jumlah standar deviasi di atas rata-rata permintaan yang diperlukan untuk melindungi Anda dari kehabisan stok.

Hal-hal yang perlu Anda perhatikan:

Semakin rendah skor Z, semakin tinggi kemungkinan kehabisan stok. Produk dengan nilai terbesar untuk toko Anda membutuhkan skor Z yang lebih tinggi.
Skor Z 1,65, atau sama dengan 95%, berarti Anda tidak mungkin kehabisan stok dan dianggap memiliki stok yang cukup untuk pemenuhan pesanan
Standar deviasi dalam lead time (σLT) adalah frekuensi dan sejauh mana rata-rata lead time pemasok Anda berbeda dari lead time yang sebenarnya.
Rumus Heizer dan Render ideal ketika waktu tunggu pemasok Anda bervariasi, tetapi tidak memperhitungkan perubahan permintaan pelanggan.

4. Perhitungan Berbasis Waktu

Perhitungan berbasis waktu memungkinkan Anda menghitung tingkat persediaan cadangan selama periode waktu tertentu berdasarkan perkiraan permintaan di masa mendatang.

Anda memerlukan dua parameter untuk penghitungan berbasis waktu:

Data sebelumnya untuk permintaan dan penjualan produk, termasuk unit yang terjual dan produk yang low atau out of stock. Jika Anda menggunakan software akuntansi atau aplikasi POS, Anda dapat mengambil data ini dengan mudah.
Peramalan permintaan untuk masa depan. Anda dapat menggunakan metode perkiraan permintaan yang berbeda, seperti proyeksi tren, teknik barometrik, dan riset pasar, untuk memprediksi permintaan di masa mendatang.
Pendekatan ini berguna untuk toko dengan permintaan pelanggan yang stabil dan penawaran produk yang konsisten. Tentunya cara ini tidak memperhitungkan kejadian tak terduga yang dapat mengganggu bisnis Anda.

5. Metode Greasley

rumus persediaan pengaman menggunakan metode Greasley didasarkan pada waktu tunggu pemasok Anda dan fluktuasi permintaan produk:

Persediaan cadangan = Z skor x standar deviasi dalam lead time (σLT) x rata-rata permintaan (Davg)

Metode Greasley menambahkan faktor permintaan rata-rata ke rumus Heizer dan Render yang disebutkan sebelumnya.

Permintaan suatu produk dapat berubah secara musiman (misalnya, perlengkapan sekolah berdasarkan awal dan akhir tahun ajaran) atau jangka panjang (misalnya, peralatan kebugaran di rumah berdasarkan semakin populernya gaya hidup sehat akibat pandemi). Rumus Greasley menekankan dampak dari perubahan permintaan.

6. Rumus Persediaan Dengan EOQ (Economic Order Quantity)

Economic order quantity (EOQ) adalah persediaan produk ideal yang harus Anda beli untuk meminimalkan biaya persediaan, termasuk biaya penyimpanan, kekurangan, dan pesanan. Anda dapat menggunakannya sebagai referensi untuk persediaan cadangan Anda.

Berikut Rumus EOQ :

EOQ = akar kuadrat dari (2 x biaya pemesanan per pesanan x tingkat permintaan) / biaya penyimpanan

Misalnya, jika Anda menjual 1.000 unit produk tertentu per tahun, biaya tetap untuk memesan adalah 5.000, dan Anda dikenai biaya 4.000 untuk menyimpan inventaris ini, maka EOQ Anda adalah 50.

Demikian informasi cara menghitung tingkat persediaan yang mungkin bermanfaat bagi Anda.