Dalam aktivitas bisnis sehari-hari, tidak jarang terjadi kondisi di mana pemasok menerima pembayaran lebih besar dari nilai faktur pembelian. Hal ini disebut kelebihan pembayaran, dan jika tidak dicatat dengan benar, dapat menyebabkan saldo akun vendor tidak akurat.
Untungnya, Accurate Online menyediakan fitur untuk mencatat kelebihan pembayaran pembelian agar tetap sesuai dengan pencatatan akuntansi yang benar. Bagaimana cara input kelebihan pembayaran pembelian untuk dapat digunakan sebagai pemotong nilai hutang pada faktur berikutnya, berikut ini langkah-langkah yang perlu untuk dilakukan:
Ilustrasi:
- Tanggal 05/03/2019 ada pembelian barang dengan nilai faktur pembelian/hutang sebesar 3.024.950.
- Tanggal 05/03/2019 dilakukan pembayaran atas faktur pembelian tsb senilai 3.050.000 dimana ada kelebihan pembayaran sebesar 25.050 tidak dikembalikan akan tetapi ingin digunakan agar dapat memotong nilai hutang pada faktur pembelian selanjutnya
Proses yang perlu dilakukan terdiri dari 2 tahapan yaitu tahap pertama mencatat nilai kelebihan bayar dan tahap kedua adalah menggunakan nilai kelebihan bayar sebagai pemotong nilai Faktur Pembelian selanjutnya.
Mencatat Nilai Kelebihan Pembayaran Pembelian
- Masuk ke menu Pembelian | Pembayaran Pembelian lalu isi formulir Pembayaran Pembelian lalu klik pada detail faktur yang akan dibayar sehingga tampil pop up box.
- Pada pop up box klik tab Informasi Diskon, kemudian pilih akun penampung nilai Kelebihan Bayar pada Akun Diskon, lalu isi nilainya sebesar kelebihan bayar tersebut dengan nilai negatif yaitu sebesar Rp -25.050, klik Lanjut untuk menyimpannya. Note : a) Pada ilustrasi ini tipe akun penampung adalah tipe Aset Lancar Lainnya. b) Jika akun penampung tidak tampil dalam pilihan Akun Diskon di formulir Pembayaran Pembelian, isi akun penampung pada Akun Perkiraan Penerimaan/Pembayaran melalui menu Pengaturan | Preferensi | Akun Perkiraan | Penerimaan/Pembayaran | Akun Diskon.
- Klik Hitung pada Nilai Pembayaran, kemudian Simpan.
Menggunakan Kelebihan Pembayaran sebagai Pemotong Faktur Pembelian Selanjutnya
- Agar kelebihan bayar bisa memotong nilai hutang pada Faktur Pembelian lain, buat Uang Muka Pembelian sebesar nilai Kelebihan Bayar yang akan digunakan sebagai pemotong Faktur Pembelian selanjutnya. Dari menu Pembelian | Uang Muka Pembelian dan isi nilai uang muka senilai Rp 25.050 kemudian klik Proses dan pilih Pembayaran.
- Pada Formulir Pembayaran Pembelian, lengkapi formulir tersebut kemudian klik pada detail Faktur Uang Muka Pembelian tersebut sehingga tampil pop up box.
- Pada pop up Box klik tab Informasi Diskon, pilih akun penampung dan isi nilai diskon dengan nilai kelebihan bayar tersebut sebesar Rp 25.050, klik Lanjut untuk menyimpan.
- Pada bagian Nilai Pembayaran klik Hitung kemudian simpan.
- Agar nilai kelebihan bayar bisa mengurangi / memotong nilai Faktur Pembelian lainnya, pilih transaksi uang muka atas kelebihan bayar tersebut (pada poin 1). Dengan demikian nilai hutang Faktur Pembelian otomatis berkurang sesuai nilai uang muka tersebut, yaitu ketika diproses pada Pembayaran Pembelian, nilai hutangnya sudah berkurang senilai uang muka yang digunakan tersebut.
Note:
Pembuatan uang muka pembelian atas kelebihan bayar pembelian, bisa dibuatkan satu per satu setiap kali ada nilai kelebihan atau bisa juga diakumulasikan hingga nilai kelebihan bayar tertentu baru kemudian dibuatkan uang muka pembeliannya.
Proses ini juga bisa digunakan jika nilai kelebihan bayar pembelian ingin digunakan untuk memotong Faktur Pembelian dengan pemasok yang berbeda, yaitu saat di tahap 2 silakan buat Uang Muka Pembelian atas Kelebihan Bayar dengan nama pemasok yang dimaksud. Misalnya Kelebihan bayar atas pembayaran ke Pemasok A, kemudian nilai kelebihan tersebut ingin digunakan untuk memotong Faktur Pembelian atas Pemasok B. Pada tahap 1 lakukan pencatatan kelebihan bayar ke Pemasok A, kemudian pada tahap 2 buat Uang muka pembelian atas kelebihan bayar untuk Pemasok B.
Pelajari Lebih Lanjut Bersama Szeto Accurate Consultant
Jika Anda ingin mempelajari cara mengelola pembelian, pembayaran, atau pencatatan lainnya di Accurate Online secara lebih mendalam, Anda bisa mengikuti pelatihan resmi bersama Szeto Accurate Consultant. Tim kami akan membantu Anda memahami setiap fitur Accurate Online dari dasar hingga lanjutan. Hubungi customer service kami sekarang dan jadwalkan pelatihan Anda!
