Dalam proses penjualan, faktur penjualan memegang peranan penting sebagai dokumen resmi yang mencatat transaksi antara perusahaan dan pelanggan. Di Accurate Online, terdapat fitur persetujuan faktur (approval) yang berfungsi sebagai kontrol internal agar setiap faktur penjualan yang dibuat telah sesuai dengan kebijakan perusahaan sebelum diproses lebih lanjut. Namun, pada praktiknya, tidak sedikit pengguna yang mengalami error persetujuan faktur penjualan.
Artikel ini akan membahas mengenai apa penyebab error tersebut serta langkah-langkah yang dapat dilakukan agar proses persetujuan faktur penjualan di Accurate Online dapat berjalan lancar.
Sekilas Tentang Persetujuan Faktur Penjualan di Accurate Online
Fitur persetujuan faktur penjualan dirancang untuk membantu perusahaan menerapkan sistem otorisasi berjenjang. Dengan fitur ini, faktur penjualan tidak bisa langsung diproses atau dicetak sebelum disetujui oleh user dengan hak akses tertentu.
Tujuannya adalah untuk meminimalkan kesalahan input, mencegah manipulasi data, serta menjaga akurasi laporan penjualan. Namun, ketika pengaturan atau data tidak sesuai, sistem dapat menampilkan error saat proses persetujuan dilakukan.
Penyebab Error Persetujuan Faktur Penjualan di Accurate Online
Pesan error “stok untuk dijual tidak mencukupi” seperti gambar diatas biasa terjadi dikarenakan stok untuk dijual atas barang yang terdapat pada transaksi Pesanan Penjualan / Faktur Penjualan tidak mencukupi.
Namun apabila error tersebut tampil saat Anda melakukan persetujuan atas transaksi Pesanan Penjualan / Faktur Penjualan (dimuka), hal ini disebabkan karena pengguna yang membuatnya tidak diberikan akses untuk membuat pesanan penjualan / faktur penjualan (dimuka) melebihi stok yang dapat dijual.
Cara Mengatasi Error Persetujuan Faktur Penjualan di Accurate Online
Dan agar transaksi tersebut bisa disetujui, Anda perlu memberikan akses “Buat Pesanan/Faktur (dimuka) melebihi stok yang dapat dijual” pada Akses Grup-nya. Lalu setelah diberikan akses tersebut, pengguna tersebut perlu menghapus draft transaksi yang awal kemudian membuat ulang transaksi Pesanan Penjualan / Faktur Penjualan (dimuka) untuk bisa disetujui kembali.
Berikut ini langkah-langkah untuk memberikan akses “Buat Pesanan/Faktur (dimuka) melebihi stok yang dapat dijual” pada akses grup pengguna tersebut:
- Masuk ke menu Pengaturan | Akses Grup.
- Klik Daftar (berwarna hijau), lalu pilih Akses Grup dari pengguna tersebut dan buka.
- Pada Akses Grup ke tab Hak Akses | Penjualan kemudian centang informasi “Buat pesanan penjualan / faktur (dimuka) melebihi stok yang dapat dijual” lalu simpan.
- Selanjutnya silahkan buat ulang transaksi pesanan penjualan / faktur penjualan oleh pengguna tersebut dan lakukan persetujuan, maka seharusnya sudah tidak tampil pesan error tersebut. Pastikan bahwa draft transaksi pesanan penjualan / faktur penjualan yang sebelumnya sudah dihapus terlebih dahulu.
Dampak Jika Error Persetujuan Tidak Segera Ditangani
Jika error persetujuan faktur penjualan dibiarkan, proses penagihan ke pelanggan bisa tertunda. Selain itu, laporan penjualan juga tidak akan mencerminkan kondisi yang sebenarnya karena faktur belum masuk ke tahap final. Dalam jangka panjang, hal ini dapat memengaruhi arus kas dan pengambilan keputusan manajemen.
Ikuti Pelatihan Accurate Online di Szeto Accurate Consultant
Masalah error persetujuan faktur penjualan di Accurate Online umumnya berkaitan dengan pengaturan sistem dan pemahaman alur kerja. Dengan pemahaman yang tepat, maka kendala ini sebenarnya dapat dihindari sejak awal.
Jika Anda ingin memahami pengaturan persetujuan, manajemen user, serta pengelolaan faktur penjualan di Accurate Online secara lebih mendalam dan praktis, segera ikuti pelatihan resmi Accurate Online bersama Szeto Accurate Consultant.
Hubungi customer service kami sekarang juga dan tingkatkan efisiensi proses penjualan bisnis Anda dengan penggunaan Accurate Online yang lebih optimal dan profesional.
