Surat serah terima barang merupakan surat tanda bukti yang dikirimkan oleh perusahaan terkait dengan penerimaan barang atau jasa. Biasanya, surat ini akan dikirimkan bersamaan dengan produk yang dikirimkan oleh jasa ekspedisi. Surat ini berfungsi untuk mencegah terjadinya kecurangan antara penjual dan pembeli. Selain itu, surat ini juga berfungsi sebagai sebagai laporan stok barang. Dengan adanya surat serah terima barang, maka penjual dapat mengetahui berapa jumlah stok barang yang ada di gudang dan lebih mudah untuk melakukan perhitungan. Berikut akan dijelaskan terkait jenis, komponen, dan contoh surat serah terima barang.
Jenis-Jenis Surat Serah Terima Barang
Terdapat beberapa jenis surat terima barang yang biasa digunakan dalam kegiatan bisnis. Berikut ini penjelasan lengkapnya:
1. Surat tanda serah terima toko
Surat serah terima toko merupakan surat yang dibuat oleh toko yang akan melakukan serah terima barang dengan pihak lain. Misalnya saat toko ingin menyerahkan barang yang dijual (elektronik) kepada pihak kedua. Surat ini menjadi bukti bahwa barang yang diserahterimakan dalam keadaan baik sehingga pihak kedua tidak perlu merasa khawatir dengan keadaan barang tersebut.
2. Surat serah terima sekolah
Surat ini merupakan surat serah terima antara toko dengan pihak sekolah selaku pembeli. Biasanya barang yang tertera dalam surat ini adalah berbagai jenis peralatan yang dapat menunjang kegiatan belajar-mengajar di sekolah seperti meja kursi, alat tulis, dan lain sebagainya.
3. Surat tanda serah terima kantor
Surat serah terima barang kantor hampir sama dengan surat serah terima sekolah. Yang membedakan antara keduanya yaitu pengadaan barang berupa peralatan tulis kantor yang telah kehabisan stok seperti kertas, pulpen, lem, gunting, dan lain sebagainya.
4. Surat serah terima dinas
Dalam surat serah terima dinas biasanya kedua pihak telah melakukan perjanjian kerja sama sebelumnya. Sehingga surat serah terima ini digunakan untuk memastikan bahwa keadaan barang diterima dengan baik dan sesuai dengan yang telah tercantum dalam surat perjanjian.
5. Surat tanda terima PT atau perusahaan
Perpindahan barang merupakan sesuatu yang sering terjadi di dalam suatu PT atau perusahaan. Oleh karena itu, surat ini sangat dibutuhkan untuk kegiatan ini. Perusahaan harus membuat surat serah terima barang dengan baik agar tidak terjadi ketidaksesuaian stok barang antar divisi maupun dengan pihak luar. Selain itu juga agar pencatatan dalam laporan lebih mudah dibuat.
Komponen dalam Surat Serah Terima Barang
Sama halnya dengan surat-surat resmi lainnya, surat serah terima barang juga berbeda-beda di tiap perusahaan. Berikut ini beberapa komponen yang wajib untuk dicantumkan:
1. Judul
Komponen pertama yang harus ada adalah judul. Judul terletak pada bagian paling atas dan ditulis dengan huruf kapital dan tebal. Anda dapat menuliskan judul dengan keterangan ‘surat serah terima barang’.
2. Tanggal penerimaan
Komponen kedua yaitu tanggal penerimaan barang. Tanggal penerimaan barang ini ditulis setelah judul dan menerangkan kapan waktu barang tersebut diterima oleh pihak kedua selaku pembeli. Hal ini bertujuan untuk mempermudah pencatatan dalam laporan jual beli barang nantinya.
3. Tanggal penerimaan
Komponen berikutnya yaitu nama pengirim dan penerima barang. Hal ini sangatlah penting agar apabila suatu saat terdapat permasalahan maka pihak yang dimintai pertanggung jawaban jelas. Hal ini juga untuk mencegah terjadinya kesalahan pengiriman
4. Jenis barang yang dikirimkan atau diterima
Selanjutnya, Anda juga harus menyertakan jenis barang yang dikirimkan atau diterima oleh pihak kedua atau pembeli. Jenis barang ini ditulis untuk menunjukan barang-barang apa yang seharusnya diterima oleh pihak kedua. Anda juga dapat menyertakan jumlah barang, harga barang, dan keterangan lainnya terkait barang yang dikirimkan secara rinci untuk mencegah terjadinya kecurangan dalam pengiriman barang.
5. Tanda tangan penerima dan pengirim barang
Komponen terakhir yang harus ada di dalam surat serah terima barang yaitu Anda harus menyertakan tanda tangan dari kedua belah pihak yaitu penerima dan pengirim barang. Hal ini dilakukan untuk menunjukan legalitas atas surat serah terima ini dan sah ketika terjadi permasalahan di masa yang akan datang.
Contoh Surat Serah Terima Barang
Untuk mempermudah Anda dalam membuatnya, berikut ini beberapa contoh surat serah terima barang yang bisa Anda jadikan sebagai referensi sesuai dengan kebutuhan Anda:
