Membuat Expense Payment [Pembayaran Upah] di Accurate 5

Transaksi pengeluaran untuk pembayaran upah, dalam terminologi Accurate, disebut sebagai expense payment atau secara lebih umum, pengeluaran internal. Finance dan HR sering kali membutuhkan cara yang cepat dan terstruktur untuk mencatat pengeluaran ini, agar laporan keuangan dan arus kas tetap benar dan mudah dilacak.

Di Accurate 5, fitur expense payment memungkinkan Anda untuk mencatat berbagai jenis pengeluaran dengan akuntansi yang benar, sekaligus memudahkan Anda melakukan pelaporan aktivitas pengeluaran tersebut.

Dalam artikel ini, Anda akan mendapatkan penjelasan tentang apa itu expense payment, bagaimana cara mencatat pembayaran upah secara tepat, serta tips agar proses pencatatan ini berjalan lancar dan efisien.

Apa Itu Expense Payment di Accurate 5?

Expense payment digunakan untuk mencatat pengeluaran kas atau bank tanpa perlu dihubungkan dengan transaksi pembelian atau jurnal khusus. Misalnya, ketika perusahaan membayar uang muka karyawan, honorarium rapat, biaya transport, dan lainnya. 

Fitur ini sangat berguna dalam situasi di mana Anda membutuhkan bukti pengeluaran dan alokasi biaya sesuai pos akuntansi, tetapi transaksinya tidak berkaitan langsung dengan pembelian barang/jasa ke vendor. Fitur ini mencakup:

• Pilihan akun pengeluaran dengan fleksibilitas pencatatan.
• Referensi dan deskripsi yang bisa diisi detail.
• Opsi pencatatan satu kali atau berulang (jika digunakan secara berkala).
• Integrasi langsung ke buku besar (GL) dan laporan kas/bank.

Cara Membuat Pembayaran Upah di Accurate 5

Formulir ini dapat dibuat dengan cara klik menu Activities – Project – Expense Payment.

Isi formulir Material in Used dengan mengikuti petunjuk di bawah ini:

• Voucher No: Isi dengan nomor urut formulir Expense Payment.
• Date: Isi dengan tanggal pembayaran biaya-biaya proyek.
• Project: pilih nama proyek yang akan dibayar biaya-biaya proyeknya.
• Paid: Pilih akun kas/bank yang digunakan untuk membayar biaya proyek tersebut, atau dapat juga memilih akun hutang jika pembayaran dikreditkan..

Detail Tabel Expense Payment:

• Account No: Pilih akun biaya proyek yang dikeluarkan.
• Account Name: Field ini otomatis menampilkan deskripsi nama akun biaya yang dipilih.
• Amount: Isi jumlah biaya proyek yang anda keluarkan dalam Aktivitas Proyek.
• Notes: Jika diperlukan beri catatan sehubungan dengan pembayaran biaya proyek yang dikeluarkan.

Contoh pengisian formulir Expense Payment  

Pengaruh aktivitas Expense Payment pada posisi Keuangan Perusahaan dapat dilihat dari menu utama List – General Ledger – Account History.

Tips Praktis Agar Expense Payment Lebih Efisien

Agar pencatatan expense payment berjalan sistematis dan minim kesalahan, berikut beberapa tips yang bisa diterapkan:

1. Buat template deskripsi dan referensi standar

Misal, gunakan format: “Upah_[Bulan_Tahun]_[Cabang]” untuk memudahkan pencarian.

2. Periksa akun default

Pastikan akun-bean seperti beban gaji, potongan karyawan, BPJS, dan lain-lain sudah tersedia dan jangan lupa cek saldo akun kas/bank sebelum menyimpan transaksi.

3. Kelompokkan expense payment secara berkala

Jika pembayaran upah dilakukan setiap bulan untuk banyak karyawan, buat jadwal rutin, dan lakukan pencatatan di satu waktu untuk efisiensi.

4. Lakukan review sebelum simpan

Pastikan nilai, akun, dan metode pembayaran sudah sesuai. Proses ini juga bermanfaat untuk mencegah kesalahan saat membuat laporan gaji atau arus kas.

Ingin Menguasai Accurate 5 Secara Profesional?

Mengelola pengeluaran internal seperti upah karyawan dengan benar adalah bagian penting dari efisiensi operasional dan administrasi keuangan yang baik. Jika Anda ingin belajar langsung praktik terbaik penggunaan fitur expense payment di Accurate 5 dan optimalisasi sistem keuangan perusahaan, Szeto Accurate Consultant siap membantu Anda.

Hubungi customer service kami sekarang juga untuk mendapatkan informasi jadwal pelatihan dan konsultasi. Tingkatkan kemampuan Anda dalam menggunakan Accurate 5 dan pastikan proses keuangan perusahaan berjalan lebih cepat, akurat, dan terpercaya!