Setiap perusahaan kadang-kali memberikan pinjaman atau kasbon kepada karyawan — entah untuk kebutuhan mendesak, persediaan dana pengganti gaji, atau keperluan mendadak. Agar keuangan perusahaan tetap tertata rapi, mencatat piutang karyawan semacam ini harus dilakukan secara sistematis. Jika Anda menggunakan Accurate Online, Anda bisa memanfaatkan fitur piutang karyawan untuk mencatat dan memantau pinjaman serta pelunasannya secara otomatis.
Artikel ini akan membahas mengenai langkah-langkah mencatat piutang karyawan di Accurate Online, serta tips pelunasannya agar tetap rapi dna transparan.
Mengapa Penting Mencatat Piutang Karyawan dengan Benar
Pencatatan piutang karyawan penting bukan hanya agar neraca perusahaan tetap seimbang, tetapi juga untuk:
- Memastikan transparansi antara perusahaan dan karyawan terkait hutang/pinjaman.
- Memudahkan pengawasan saldo piutang per karyawan.
- Menghindari kesalahan saat pencatatan pembayaran, payroll, atau laporan keuangan.
- Mempermudah audit internal dan eksternal karena semua transaksi terdokumentasi.
Dengan menggunakan Accurate Online, Anda tak perlu lagi membuat catatan secara manual — semuanya sudah tercatat dalam sistem dan bisa diekspor ke laporan kapan pun dibutuhkan.
Cara Mencatat Piutang Karyawan di Accurate Online
Berikut ini langkah-langkah yang dapat Anda ikuti untuk mencatat piutang karyawan di Accurate Online:
- Terlebih dahulu untuk membuat akun piutang karyawan dengan tipe akun Piutang Usaha dari Buku Besar | Akun Perkiraan.
- Mencatat piutang karyawan melalui Formulir Jurnal Umum yaitu dari menu Buku Besar | Jurnal umum, pilih akun Piutang Karyawan kemudian pilih nama karyawan yang berpiutang. Setelah itu pilih akun lawan dari piutang karyawan yaitu akun Kas/Bank yang dimaksud.
- Nilai saldo piutang karyawan bisa anda lihat melalui Laporan Rincian Jurnal Akun yang bisa diakses dari menu Laporan | Buku Besar. Lakukan modifikasi dengan menampilkan nama karyawan dan penyaringan nama akun yaitu Piutang Karyawan.
- Pembayaran Piutang karyawan bisa dilakukan setiap bulan saat pencatatan gaji karyawan yang bersangkutan.
Tips Agar Pengelolaan Piutang Karyawan Tetap Rapi dan Transparan
Berikut ini beberapa tips yang dapat Anda lakukan agar pengelolaan piutang karyawan tetap rapi dan transparan:
- Gunakan satu akun khusus untuk semua piutang karyawan agar mempermudah proses rekonsiliasi.
- Selalu input data karyawan dengan lengkap agar pelacakan lebih akurat.
- Tambahkan keterangan transaksi (misalnya: tanggal, tujuan pinjaman, karena apa) untuk dokumentasi internal.
- Gunakan fitur potongan gaji jika pelunasan piutang dilakukan lewat payroll agar lebih efisien dan otomatis.
- Lakukan pengecekan dan rekonsiliasi secara berkala untuk menghindari saldo piutang terlupakan.
- Jika karyawan resign atau berhenti maka pastikan bahwa pelunasan telah diproses sebelum final settlement.
Mulai Atur Piutang Karyawan Anda Sekarang di Accurate Online
Jika Anda ingin tim HR dan keuangan Anda bisa mengimplementasikan pencatatan piutang karyawan dengan cepat dan akurat, ikut pelatihan bersama Szeto Accurate Consultant sekarang juga. Kami akan pandu Anda dari pembuatan akun, pencatatan kasbon, setup potongan gaji, hingga pelaporan dan rekonsiliasi.
Hubungi customer service kami sekarang juga untuk menjadwalkan sesi pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda — agar piutang karyawan tercatat rapi, laporan bersih, dan administrasi keuangan Anda semakin profesional.
