Dalam aktivitas pembelian barang, tidak jarang perusahaan melakukan pembayaran di awal sebelum barang diterima. Skema ini umum terjadi pada pembelian dalam jumlah besar, barang inden, atau kerja sama dengan pemasok tertentu. Agar pencatatan keuangan tetap rapi, proses ini perlu dicatat dengan benar di sistem akuntansi.
Artikel ini akan membahas mengapa perlu mencatat uang muka pembelian dengan benar dan bagaimana cara mencatatnya di Accurate Online.
Apa Itu Uang Muka Pembelian dalam Accurate Online
Uang muka pembelian adalah pembayaran sebagian atau seluruh nilai pembelian yang dilakukan sebelum barang diterima. Dalam Accurate Online, uang muka pembelian dicatat sebagai aset sementara karena barang belum masuk ke persediaan dan belum diakui sebagai biaya. Pencatatan uang muka pembelian yang benar sangat penting agar laporan keuangan tidak menampilkan nilai persediaan atau beban yang belum seharusnya diakui.
Mengapa Uang Muka Pembelian Perlu Dicatat dengan Benar
Berikut ini beberapa akibat dari kesalahan dalam mencatat uang muka pembelian:
- Saldo kas atau bank tidak sesuai
- Nilai utang usaha menjadi tidak akurat
- Persediaan tercatat lebih besar dari kondisi sebenarnya
- Laporan keuangan sulit dianalisis
Dengan mencatat uang muka pembelian secara tepat di Accurate Online, Anda dapat memastikan arus kas, utang, dan persediaan tercermin sesuai kondisi bisnis sebenarnya.
Cara Mencatat Uang Muka Pembelian Barang di Accurate Online
Ilustrasi : Perusahaan melakukan Pesanan Pembelian senilai Rp 1.000.000 dan atas pesanan tersebut dibayarkan uang muka-nya dalam bentuk barang senilai Rp 400.000 (2 unit barang) dan sisanya yaitu sebesar Rp 600.000 berupa tunai (cash).
Berikut langkah-langkah untuk mencatat uang muka pembelian berupa cash dan barang:
- Membuat akun perkiraan baru untuk menampung uang muka barang dengan tipe akun beban lainnya, seperti panduan disini.
- Mencatat uang muka berupa barang dapat dilakukan dengan menggunakan fitur penyesuaian persediaan. Dan pastikan akun penyesuaian persediaan pada tab Info Lainnya diisikan dengan akun penampung uang muka pembelian berupa barang sesuai dengan yang telah dibuat pada poin 1.
- Selanjutnya buat transaksi Pesanan Pembeliannya seperti biasa.
- Proses Pesanan Pembelian tersebut untuk membuat transaksi Uang Muka Pembelian
- Lakukan proses Pembayaran Pembelian atas transaksi uang muka pembelian dan pada detail transaksi ke tab Informasi Diskon, isi Akun Diskon dengan akun penampung uang muka pada poin 1 dan isikan nilai barang pada kolom Diskon, lalu simpan transaksinya.
- Alokasikan uang muka pembelian tersebut pada Faktur Pembeliannya.
Catatan: Agar akun penampung pada poin 1 dapat dipilih di formulir transaksi pembayaran pembelian, tambahkan akun tersebut di Akun Perkiraan Penjualan/Pembelian pada menu Pengaturan | Preferensi | Akun perkiraan | tab Penjualan/pembelian dan isi Akun Penampung pada poin 1 di kolom akun diskon. Lalu ke tab Persediaan untuk menambahkan akun penampung pada poin 1 di kolom Akun Penyesuaian.
Tips Mengelola Uang Muka Pembelian dengan Lebih Efektif
Berikut ini beberapa tips agar pengelolaan uang muka pembelian semakin optimal:
- Gunakan akun khusus uang muka pembelian
- Lakukan rekonsiliasi uang muka secara berkala
- Pastikan setiap uang muka dihubungkan ke faktur pembelian terkait
- Hindari membiarkan saldo uang muka menggantung terlalu lama
Manajemen yang baik akan membantu Anda dalam mengontrol arus kas dan hubungan dengan pemasok.
Ikuti Pelatihan Accurate Online di Szeto Accurate Consultant
Mencatat uang muka pembelian di Accurate Online terlihat sederhana, namun jika tidak dipahami dengan benar dapat berdampak pada laporan keuangan dan pengambilan keputusan bisnis. Dengan pemahaman yang tepat, Anda dapat memanfaatkan fitur Accurate Online secara maksimal dan lebih profesional.
Jika Anda ingin belajar Accurate Online secara mendalam, segera ikuti pelatihan Accurate Online bersama Szeto Accurate Consultant. Hubungi customer service kami sekarang dan tingkatkan kemampuan pengelolaan pembelian serta keuangan bisnis Anda.
