Dalam proses penjualan, setiap perusahaan biasanya memiliki alur persetujuan untuk memastikan transaksi berjalan sesuai kebijakan internal. Tidak jarang faktur penjualan harus melalui verifikasi pihak tertentu sebelum dianggap sah. Untuk mendukung kebutuhan tersebut, Accurate Online menyediakan fitur yang menampilkan nama penyetuju pada transaksi faktur penjualan. Fitur ini membantu bisnis menjaga kontrol internal, transparansi, serta jejak audit yang rapi.
Pada artikel ini, kita akan membahas mengenai apa itu nama penyetuju, manfaatnya dalam alur penjualan, dan bagaimana Accurate Online mengelola informasi tersebut, dan langkah-langkah pengaturannya.
Apa Itu Nama Penyetuju pada Faktur Penjualan?
Nama penyetuju adalah informasi mengenai siapa yang memiliki otoritas untuk meninjau dan menyetujui transaksi faktur penjualan sebelum transaksi tersebut diproses lebih lanjut. Dalam Accurate Online, data ini ditampilkan pada halaman transaksi maupun dapat ditarik ke dalam desain cetakan faktur.
Fitur ini penting terutama bagi perusahaan yang menerapkan kontrol ketat terkait otorisasi penjualan, misalnya bisnis distribusi, perusahaan dagang besar, hingga perusahaan yang menjual barang dengan margin yang sensitif. Dengan adanya nama penyetuju yang tercatat otomatis, proses monitoring dan audit menjadi jauh lebih mudah.
Mengapa Nama Penyetuju Penting dalam Alur Penjualan?
Ada beberapa alasan mengapa perusahaan perlu mencatat nama penyetuju transaksi, di antaranya yaitu:
- Kontrol Internal yang Lebih Kuat: Dengan adanya penyetuju resmi, perusahaan dapat mencegah transaksi yang tidak sesuai kebijakan, misalnya pemberian diskon berlebihan atau penjualan ke pelanggan yang memiliki status kredit bermasalah.
- Meningkatkan Transparansi: Semua pihak dapat melihat siapa yang menyetujui suatu transaksi sehingga tanggung jawab lebih jelas.
- Memudahkan Jejak Audit: Untuk keperluan pemeriksaan internal atau audit eksternal, jejak persetujuan sangat membantu memastikan seluruh transaksi sudah melalui otorisasi yang tepat.
- Mengurangi Risiko Error: Penyetuju yang ditentukan biasanya memiliki pemahaman lebih mendalam terkait harga, stok, dan kebijakan perusahaan sehingga dapat mengurangi kesalahan transaksi.
Cara Mengatur Nama Penyetuju di Accurate Online
Berikut ini langkah-langkah untuk menampilkan nama penyetuju transaksi faktur penjualan di desain cetakan Accurate Online:
1. Ke menu Pengaturan | Desain Cetakan.
2. Pilih Desain cetakan Faktur Penjualan | Klik Buka Desainer.
3. Klik + (Tambah) | Pilih Variable | Tambah | letakkan kolom tsb di bagian footer.
4. Search Variable “disetujui oleh” dan klik variable tsb sehingga tampil menjadi: $F{approvalInfo.approval.approvalUser}.
5. Selanjutnya | klik simpan | save.
Hal yang Perlu Diperhatikan agar Persetujuan Berjalan Lancar
Berikut ini beberapa catatan berdasarkan praktik terbaik pengguna Accurate Online:
- Pastikan tidak ada duplikasi workflow yang saling bertentangan.
- Gunakan struktur persetujuan bertingkat bila perusahaan memiliki lebih dari satu level otorisasi.
- Selalu cek log aktivitas pengguna untuk memastikan bahwa alur persetujuan dapat berjalan sesuai rencana.
- Jika faktur perlu direvisi, batalkan persetujuan dulu untuk menjaga keakuratan data.
Dengan pengaturan yang tepat, maka fitur nama penyetuju dapat meningkatkan efisiensi sekaligus memperkuat kontrol internal perusahaan.
Ikuti Pelatihan Accurate Online di Szeto Accurate Consultant
Jika Anda ingin memahami lebih dalam terkait pengaturan approval, workflow penjualan, manajemen user, hingga desain cetakan di Accurate Online, Anda dapat mengikuti pelatihan resmi bersama Szeto Accurate Consultant. Tim kami siap membantu Anda mengoptimalkan sistem agar proses administrasi dan penjualan perusahaan berjalan lebih efisien.
Hubungi customer service kami sekarang juga untuk mendapatkan informasi terkait jadwal pelatihan, konsultasi, maupun pendampingan penggunaan fitur-fitur Accurate Online.
