Dalam kegiatan pembelian barang, sering kali terjadi perbedaan antara jumlah barang yang diterima dengan jumlah yang tercantum di faktur pembelian. Kondisi ini disebut selisih penerimaan, dan bisa muncul karena berbagai faktor seperti kesalahan pengiriman dari pemasok, keterlambatan barang, atau pembulatan harga satuan.
Di Accurate Online, Anda dapat mengidentifikasi dan menangani selisih penerimaan ini dengan mudah. Artikel ini akan membahas apa itu selisih penerimaan, penyebabnya, serta cara mengatasinya agar laporan keuangan tetap akurat dan sesuai kondisi sebenarnya.
Mengenal Selisih Penerimaan di Accurate Online
Selisih penerimaan terjadi ketika jumlah barang yang diterima berbeda dengan yang tercantum dalam faktur pembelian. Misalnya, Anda memesan 100 unit barang, tetapi yang datang hanya 95 unit, atau sebaliknya — pemasok mengirim lebih banyak dari yang dipesan.
Di sistem Accurate Online, perbedaan ini bisa terdeteksi otomatis ketika Anda melakukan Penerimaan Barang lalu membuat Faktur Pembelian. Sistem akan membandingkan kedua data tersebut dan menampilkan adanya selisih jika jumlah atau nilai barang tidak sama.
Selisih penerimaan ini penting untuk segera ditangani agar:
- Nilai persediaan di sistem tetap akurat.
- Hutang usaha ke pemasok sesuai dengan jumlah yang sebenarnya harus dibayar.
- Laporan keuangan tidak menunjukkan saldo yang salah akibat data pembelian yang tidak seimbang.
Penyebab Umum Selisih Penerimaan Barang dan Faktur Pembelian
Berikut ini beberapa penyebab yang mengakibatkan selisih penerimaan di Accurate Online:
- Barang belum seluruhnya dikirim oleh pemasok. Terkadang pemasok melakukan pengiriman sebagian (partial delivery) karena stok belum lengkap.
- Perbedaan harga atau diskon. Nilai faktur bisa berbeda dari nilai penerimaan jika terjadi perubahan harga satuan atau penambahan diskon setelah barang diterima.
- Kesalahan input data. Operator bisa saja salah memasukkan jumlah, harga, atau kode barang di salah satu dokumen.
- Barang rusak atau ditolak. Barang yang tidak sesuai kualitas bisa dikembalikan sebagian, sehingga jumlah penerimaan berkurang dibanding faktur.
Dengan memahami penyebabnya, Anda dapat melakukan penyesuaian data dengan lebih cepat dan tepat.
Cara Mengatasi Selisih Penerimaan di Accurate Online
Terdapat selisih di transaksi faktur pembelian yang ditarik dari penerimaan barang, selisih tsb biasanya disebabkan:
- Setinggan di menu pengaturan | preferensi | pembelian | Jangan diperbarui oleh Tagihan Atau diperbarui jika periode tanggal tagihan pertama sama dengan penerimaan barang lalu, tetapi periode tanggal tagihan berbeda dengan tanggal faktur pembelian.
- Adanya biaya yang dimasukkan pada saat faktur pembelian dan di alokasi ke barang.
Tips Menghindari Selisih Penerimaan
Agar selisih penerimaan tidak sering terjadi, Anda bisa menerapkan beberapa tips berikut:
- Gunakan fitur approval pembelian di Accurate Online untuk memastikan setiap pesanan sudah diverifikasi sebelum dikirim ke pemasok.
- Pastikan nomor batch atau kode barang sama antara pesanan, penerimaan, dan faktur.
- Lakukan rekonsiliasi pembelian secara berkala, terutama di akhir bulan, untuk memastikan tidak ada selisih yang belum ditangani.
- Latih tim pembelian dan gudang untuk melakukan pemeriksaan fisik barang secara detail saat penerimaan.
Dengan langkah-langkah pencegahan ini, proses pembelian menjadi lebih tertib dan data akuntansi tetap akurat.
Ikuti Pelatihan Accurate Online di Szeto Accurate Consultant
Menangani selisih penerimaan di Accurate Online memang membutuhkan pemahaman yang baik terhadap alur pembelian dan pencatatan akuntansi. Agar tidak terjadi kesalahan yang bisa memengaruhi laporan keuangan perusahaan, sebaiknya Anda dan tim mengikuti pelatihan resmi.
Szeto Accurate Consultant menyediakan pelatihan Accurate Online yang dirancang khusus untuk membantu Anda memahami fitur-fitur pembelian, mulai dari penerimaan barang, faktur, retur, hingga rekonsiliasi selisih secara detail. Hubungi customer service kami sekarang juga untuk menjadwalkan pelatihan dan optimalkan sistem pembelian perusahaan Anda dengan Accurate Online.
