Formulir Serial Number Transaction Entry di Accurate 5

Di bisnis yang memerlukan pengelolaan nomor seri barang—seperti elektronik, farmasi, atau aset—Accurate 5 menyediakan fitur Serial Number Transaction Entry yang memungkinkan Anda memasukkan nomor seri atau batch serta tanggal kadaluarsa secara rapi. Formulir ini ideal bagi bagian gudang yang memegang informasi detail serial dan kadaluarsa, sementara bagian accounting biasanya tidak mencatat hal ini.

Artikel ini akan membahas fungsi, cara penggunaan, dan manfaat fitur Serial Number di Accurate 5—agar Anda makin percaya diri dalam pengelolaan stok berbasis serial number.

Apa Itu Formulir Serial Number Transaction Entry?

Formulir Serial Number Transaction Entry di Accurate 5 yaitu modul khusus yang digunakan untuk mencatat nomor seri (Unique SN) atau batch number dan tanggal kadaluarsa (expired date) barang setelah transaksi pembelian, penjualan, atau adjust inventory dilakukan. 

Formulir ini biasanya dikerjakan oleh tim gudang setelah bagian accounting menyelesaikan input transaksi utama seperti Purchase Invoice atau Delivery Order. Sebelum digunakan, pastikan Item yang akan dikelola memiliki opsi Manage Serial Number dan Manage Expired Date diaktifkan pada tab Inventory Control.

Cara Input Formulir Serial Number di Accurate 5

Sebelum melakukan penginputan, pastikan bahwa option box manage serial number dan manage expired date pada tab inventory control di form item tersebut sudah dicentang. Penginputan dapat Anda lakukan dengan mengikuti petunjuk berikut ini:

1. Buka Formulir Serial Number Transaction Entry dari menu Activities – Inventory – Serial Number Transaction Entry.
2. Pada Field Transaction Type pilih jenis transaksi yang membutuhkan input serial number.
3. Pada field Transaction No pilih nomor formulir yang membutuhkan penginputan serial number. Perhatikan, secara otomatis detail barang pada formulir yang dipilih akan ditampilkan pada detail tabel form Serial Number Entries.
4. Pada field Entry No isi nomor urut formulir Serial Number Entries dan pada field Date isi tanggal aktivitas penginputan serial number dan expired date dilakukan dan ketikkan informasi nama user yang menyiapkan formulir tersebut pada field Prepared By.
5. Penginputan serial number dan expired date dilakukan per detail barang dengan klik tombol elipsis pada kolom Serial No. 

Gambar 1: Contoh penginputan Serial Number dan Expired Date Barang yang dibeli, dimana serial number untuk setiap kuantitas barang berbeda dan berurutan (unique number).

Gambar 2: Contoh penginputan Serial Number dan Expired Date Barang yang dibeli, dimana serial number/batch number untuk setiap kuantitas barang sama.

Gambar 3: Contoh penginputan Serial Number dan Expired Date Barang yang dibeli. Cara ini dilakukan jika serial number dan expired date untuk masing-masing barang bervariasi.

Gambar 4: Contoh penginputan Serial Number dan Expired Date Barang yang dijual kepada Customer.

Manfaat Fitur Serial Number

• Otomatisasi informasi serial setelah transaksi, langsung di Purchase Invoice.
• Memudahkan pelacakan barang per unit atau batch, dasar audit internal.
• Impor dari file Excel mempercepat input jika jumlah item banyak.
• Tersedia kontrol expired date agar barang terlacak masa kadaluarsanya secara otomatis.

Tips Agar Serial Number Transaction Entry Lebih Optimal

• Aktifkan pengaturan Force Serial Number Selection jika wajib input serial saat transaksi keluar masuk barang.
• Gunakan nomor Entry No dan tanggal log yang jelas untuk memudahkan audit.
• Sertakan kolom Prepared By agar responsibilitas pencatatan lebih transparan.
• Jika banyak barang dengan serial berbeda, manfaatkan mode import Excel agar efisien.
• Setelah assessment, cetak atau simpan entry sebagai laporan audit internal.

Ingin Menguasai Fitur Serial Number di Accurate 5?

Fitur Serial Number Transaction Entry sangat penting bagi perusahaan yang perlu kontrol kualitas dan pelacakan produk secara detail. Jika Anda ingin belajar step-by-step langsung dengan latihan kasus nyata—mulai dari setup item, input serial, hingga integrasi transaksi lain—ikuti pelatihan Accurate 5 bersama Szeto Accurate Consultant!

Kami akan bantu Anda memaksimalkan semua fitur inventory dengan panduan praktis. Hubungi customer service kami sekarang juga untuk jadwal pelatihan dan konsultasi.