Banyak yang tak sengaja membuat kesalahan dalam membuat catatan akuntansi yang sederhana. Hasilnya, saldo debit dan kredit dalam laporan neraca bisa menjadi tidak seimbang. Untuk mencegah dan memperbaiki kesalahan tersebut, salah satu langkah yang bisa dilakukan adalah dengan memanfaatkan akun suspense account. Dengan begitu, persamaan dasar akuntansi bisa tetap terjaga.
Pengertian Suspense Account
Suspense account adalah bagian dari buku besar umum yang bertugas menyimpan sementara transaksi yang belum dapat diklasifikasikan atau belum ditemukan penjelasan yang tepat pada saat pencatatan.
Begitu staf akuntan berhasil mengkaji dan menjelaskan transaksi dengan tepat, nilai-nilai dalam akun suspense akan dipindahkan ke akun yang sesuai. Catatan ini bisa dicatat sebagai debit atau kredit. Dengan memanfaatkan akun ini, kesalahan dalam pencatatan perusahaan bisa diminimalisir atau bahkan dicegah sama sekali.
Kapan Sebaiknya Suspense Account Digunakan?
Ada beberapa situasi di mana penggunaan akun suspense diperlukan :
1. Saat Menyiapkan Neraca Saldo
Jika total debit dan kredit dalam neraca saldo tidak sepadan, tempatkan selisihnya dalam suspense account hingga ditemukan penyebabnya. Buatlah daftar suspense account di bawah kategori “Aset Lainnya” pada neraca saldo Anda. Setelah koreksi dilakukan, tutuplah suspense account agar tidak lagi terdapat dalam neraca saldo.
2. Menerima Pembayaran Kredit
Anda mungkin menerima sebagian pembayaran dari kredit yang diberikan kepada pelanggan tanpa tau pasti faktur mana yang telah mereka bayar. Sementara itu, masukkan nilai pembayaran yang diterima ke dalam akun. Setelah faktur yang sesuai teridentifikasi, tutup akun tersebut dan alihkan jumlahnya ke akun yang tepat
3. Tidak Mengetahui dari Siapa Pembayaran Dilakukan
Mungkin Anda menerima pembayaran, tetapi tidak yakin dari pelanggan mana asalnya. Jika asal pembayaran tak jelas, periksa faktur pelanggan yang masih terbuka dan cari yang sejajar dengan jumlah pembayaran tersebut. Pastikan untuk menghubungi pelanggan guna memverifikasi bahwa pembayaran tersebut berasal dari mereka
4. Tidak Tau Cara Mengklasifikasikan Suatu Transaksi
Anda sebagai pemilik bisnis kecil mungkin tidak memiliki latar belakang sebagai akuntan. Terkadang, Anda bisa kesulitan menentukan klasifikasi untuk suatu transaksi. Apabila bingung dalam menetapkan alokasi transaksi, buatlah suspense account untuk sementara menampung transaksi yang tak pasti, dan diskusikan dengan akuntan Anda
5. Terdapat Kesalahan Rekonsiliasi Bank
Ketika ada perbedaan antara laporan bank dan catatan perusahaan, suspense account bisa Anda gunakan sementara untuk menyimpan transaksi yang belum jelas atau belum diselesaikan. Setelah Anda melakukan konfirmasi dan membenarkannya, maka Anda dapat menutup akun tersebut.
Peran Penting Suspense Account
Berikut beberapa alasan mengapa akun suspense berperan penting dalam akuntansi:
1. Memastikan Keseimbangan Buku Besar
Dalam akuntansi, setiap transaksi dicatat dengan prinsip debit dan kredit agar buku besar tetap seimbang. Ketika terjadi ketidakpastian pencatatan suatu transaksi, akun suspense memungkinkan transaksi dicatat tanpa menunda atau merusak keseimbangan. Ini mencegah adanya perbedaan atau kesalahan yang lebih besar di kemudian hari.
2. Menangani Ketidakpastian Transaksi
Dalam situasi dimana rincian transaksi belum lengkap atau belum tersedia, akun suspense memberikan tempat penampungan sementara. Hal ini membantu menjaga aliran pencatatan yang lancar meskipun detail transaksi belum jelas.
3. Membantu Menghindari Kesalahan Akuntansi
Dengan menunda alokasi transaksi ke akun yang tepat, akun suspense membantu staf akuntansi memverifikasi informasi yang benar sebelum mencatatnya secara permanen. Ini memastikan bahwa laporan keuangan mencerminkan situasi sebenarnya.
Melalui penggunaan suspense account, Anda dapat mengurangi risiko kesalahan dalam pencatatan perusahaan. Dengan tambahan penggunaan software akuntansi Accurate, proses pencatatan dan pelaporan perusahaan menjadi lebih mudah. Jadi, jangan ragu untuk menggunakannya sekarang juga!
