Dalam proses pembukuan perusahaan, ada kalanya Anda perlu melakukan koreksi terhadap transaksi pembelian yang sebelumnya sudah tercatat. Salah satu bentuk koreksi tersebut adalah penerbitan debit note. Fitur ini membantu perusahaan mengurangi nilai hutang karena adanya retur barang, klaim kerusakan, ketidaksesuaian harga, atau kesalahan pencatatan oleh pemasok.
Artikel ini akan membahas cara pencatatan transaksi debit note di Accurate Online, dan hal-hal yang perlu diperhatikan agar jurnal otomatis yang dihasilkan tetap akurat.
Memahami Fungsi Debit Note di Accurate Online
Debit note digunakan ketika koreksi berasal dari sisi pembeli. Jika pemasok menerbitkan kredit note kepada Anda, maka dokumen rujukannya adalah credit note. Namun bila Anda yang mengajukan klaim, maka debit note-lah yang digunakan.
Transaksi debit note digunakan oleh perusahaan untuk mengurangi nilai hutang kepada pemasok. Biasanya debit note muncul karena beberapa hal berikut ini:
- Barang yang diterima rusak atau tidak sesuai pesanan
- Harga barang berbeda dari kesepakatan
- Kelebihan kuantitas barang yang dikirim pemasok
- Kesalahan pencatatan pada faktur pembelian
Di Accurate Online, debit note berfungsi untuk mengoreksi Bill/Hutang Usaha sehingga saldo hutang menjadi benar. Sistem akan otomatis membuat jurnal yang mengurangi akun hutang dan menyesuaikan akun persediaan atau biaya sesuai kebutuhan.
Cara Pencatatan Transaksi Debit Note di Accurate Online
Pencatatan ini digunakan apabila ada transaksi kasbon oleh Pemasok, yang akan digunakan untuk mengurangi nilai hutang perusahaan ke pemasok tersebut tanpa ada barang yang diretur. Berikut ini langkah-langkahnya:
- Buat barang baru dengan jenis barang adalah “Non Persediaan” dari menu Persediaan | Barang & Jasa, kemudian isikan namanya adalah CashBon.
- Selanjutnya atur akun-akun pada barang non persediaan tersebut ke akun untuk menampung nilai Cashbon ke Pemasok (Note : sebelumnya lakukan pengisian akun tersebut melalui menu Pengaturan | Preferensi | Akun Perkiraan pada bagian Barang).
- Jika ada transaksi cashbon ke Pemasok yang ingin mengurangi nilai Hutang Perusahaan ke Pemasok tersebut, maka buat transaksi Retur Pembelian, dengan memilih Tanpa Faktur pada Retur dari, kemudian pilih barang non persediaan yang dibuat pada poin 1 dan isikan senilai cashbon yang akan dikurangi. Saat disimpan Accurate akan membuatkan 1 Faktur Pembelian atas transaksi Retur Pembelian ini dengan nomor yang sama dengan nomor transaksi retur pembelian tersebut.
- Dan untuk mengurangi nilai hutang ke pemasok, buat transaksi Pembayaran Pembelian, kemudian pilih nomor faktur Pembelian yang akan dikurangi nilai hutang-nya, kemudian pilih nomor transaksi Faktur Pembelian atas transaksi Retur di poin 3, sehingga tampilannya seperti gambar berikut ini.
Keterangan: Dalam contoh Perusahaan ada hutang ke pemasok senilai Rp 1.100.000 dan pemasok ada cashbon ke perusahaan senilai Rp 100.000. Dan atas cashbon tersebut ingin mengurangi nilai hutang perusahaan ke pemasok tersebut, sehingga pembayaran pembelian hanya sebesar Rp 1.000.000.
Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Membuat Transaksi Debit Note
Berikut ini beberapa hal yang perlu Anda perhatikan saat membuat transaksi debit note di Accurate:
- Debit note hanya dipakai untuk koreksi pembelian, bukan penjualan.
- Pastikan referensi transaksi benar agar stok tidak berubah keliru.
- Jumlah dan harga harus sesuai dengan yang diklaim ke pemasok.
- Jika debit note terkait retur barang, pastikan barang dicatat sebagai keluar dari gudang.
- Gunakan kode pajak yang sama dengan transaksi awal untuk menghindari selisih PPN.
Dengan mengikuti langkah-langkah tersebut, proses pencatatan transaksi debit note akan lebih rapi dan sesuai standar akuntansi.
Ikuti Pelatihan Accurate Online di Szeto Accurate Consultant
Jika Anda ingin memahami pencatatan debit note, retur pembelian, jurnal otomatis, hingga alur lengkap modul pembelian di Accurate Online, Anda dapat mengikuti pelatihan resmi di Szeto Accurate Consultant. Pelatihan ini cocok bagi staf accounting, admin purchasing, maupun pemilik bisnis yang ingin memastikan pembukuannya berjalan akurat.
Hubungi customer service kami sekarang juga untuk mendapatkan informasi terkait jadwal pelatihan, konsultasi modul Accurate, atau pendampingan implementasi.
