Dalam aktivitas bisnis, dokumen transaksi seperti faktur, kwitansi, atau surat jalan sering kali dicetak lebih dari satu kali. Untuk menghindari terjadinya kebingungan antara dokumen asli dan salinan, maka perusahaan biasanya menambahkan tulisan “Copy” pada cetakan kedua.
Nah, jika Anda menggunakan Accurate Online, maka Anda dapat mengatur agar sistem secara otomatis menampilkan tulisan “Copy” di cetakan ke-2 atau ke-n berikutnya. Artikel ini akan membahas mengenai bagaimana langkah-langkah untuk mengaktifkan pengaturan tersebut, fungsi dari fitur ini, serta tips agar hasil cetakan tetap rapi dan profesional.
Mengapa Perlu Menampilkan Tulisan “Copy” di Cetakan Ulang
Menampilkan tulisan “Copy” pada dokumen bukan hanya untuk estetika, tapi juga merupakan bagian dari praktik administrasi yang baik. Ada beberapa alasan penting mengapa fitur ini sebaiknya diaktifkan:
- Membedakan dokumen asli dan salinan
Dengan adanya tanda “Copy”, Anda bisa memastikan bahwa dokumen tersebut bukan versi asli yang pertama kali dicetak.
- Mencegah penyalahgunaan dokumen
Salinan dokumen kadang bisa digunakan tanpa sepengetahuan pihak terkait. Tanda “Copy” membantu menghindari penyalahgunaan seperti penggandaan faktur tanpa izin.
- Meningkatkan akurasi audit dan arsip
Dalam proses audit internal, tulisan “Copy” memudahkan tim untuk mengidentifikasi dokumen mana yang merupakan hasil cetak ulang.
Cara Menampilkan Tulisan “Copy” di Accurate Online
Berikut ini langkah-langkah praktis yang bisa Anda lakukan untuk menampilkan secara otomatis tulisan “Copy” pada hasil cetak faktur penjualan di Accurate Online pada cetakan yang ke-2:
- Buka menu Pengaturan | Desain Cetakan | pilih Desain Cetakan yang dimaksud, lalu klik Desainer (gambar pensil).
- Pilih “+” | Variable | letakkan pada posisi yang diinginkan.
- Masukkan script: $F{printInfo.printed} ? “Copy” : “”
- Kemudian simpan dan simpan Desain Cetakan tersebut.
- Maka akan ditampilkan seperti berikut ini, saat Anda melakukan cetak Faktur Penjualan yang kedua kalinya.
Tips Agar Tampilan “Copy” Terlihat Profesional
Agar dokumen dapat tetap terlihat rapi dan profesional, berikut ini beberapa tips yang bisa Anda terapkan:
- Gunakan font yang kontras namun tidak mencolok. Pilih warna abu-abu atau watermark agar tulisan tidak menutupi data penting.
- Tempatkan di bagian tengah dokumen. Posisi tengah lebih mudah terlihat tanpa mengganggu informasi utama.
- Gunakan format watermark transparan. Jika ingin tampilan modern, Anda bisa menambahkan efek transparansi agar tulisan terlihat elegan.
Ikuti Pelatihan Accurate Online di Szeto Accurate Consultant
Masih merasa bingung untuk mengatur template cetakan di Accurate Online atau ingin mempelajari fitur lainnya secara lebih mendalam? Anda bisa mengikuti pelatihan resmi bersama Szeto Accurate Consultant.
Tim professional kami akan membantu Anda untuk memahami setiap pengaturan, termasuk cara menampilkan tulisan “Copy” dan optimasi desain dokumen lainnya. Hubungi customer service kami sekarang juga untuk mendapatkan informasi terkait jadwal pelatihan dan penawaran terbaik yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda!
