Mengenal Beban Administrasi Perusahaan

Dalam menjalankan roda bisnis, perusahaan tak hanya mengeluarkan biaya untuk produksi dan penjualan, tetapi juga untuk kegiatan administrasi. Beban administrasi merupakan pengeluaran yang terkait dengan operasional dan pemeliharaan perusahaan agar dapat berjalan dengan lancar. Pada artikel ini akan dijelaskan terkait komponen beban administrasi perusahaan beserta alasan mengapa beban administrasi penting bagi perusahaan.

Komponen Beban Administrasi

Beban administrasi dapat dikategorikan menjadi beberapa komponen utama, yaitu:

• Gaji karyawan administrasi: Biaya ini mencakup gaji pokok, tunjangan kesehatan, tunjangan makan, dan tunjangan lainnya yang diberikan kepada karyawan yang bekerja di bagian administrasi, seperti akuntan, sekretaris, staf HRD, dan staf IT.
• Sewa kantor dan utilitas: Biaya sewa kantor merupakan pengeluaran rutin untuk tempat bekerja karyawan administrasi. Biaya utilitas antara lain yaitu tagihan listrik, air, dan internet yang dibutuhkan untuk operasional kantor.
• Peralatan kantor: Biaya ini mencakup pembelian dan pemeliharaan peralatan kantor, seperti komputer, printer, mesin fotokopi, dan furnitur yang diperlukan untuk menjalankan operasi kantor..
• Biaya komunikasi: Biaya komunikasi meliputi tagihan telepon, internet, dan pulsa yang digunakan untuk keperluan internal maupun eksternal terkait operasional bisnis.
• Biaya asuransi: Biaya asuransi dapat berupa asuransi kebakaran, asuransi kecelakaan kerja, dan asuransi lainnya untuk melindungi aset dan karyawan perusahaan.
• Biaya legal dan profesional: Biaya ini mencakup biaya jasa pengacara, akuntan, dan konsultan lainnya yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk menyelesaikan berbagai urusan hukum dan profesional terkait pengelolaan bisnis.
• Biaya pajak: Biaya pajak yang terkait dengan kegiatan administrasi, seperti pajak penghasilan karyawan serta pajak bumi dan bangunan.
• Biaya hiburan dan representasi: Biaya ini mencakup pengeluaran untuk kegiatan hiburan dan representasi perusahaan, seperti tiket pesawat, akomodasi, makan bersama klien atau menghadiri acara bisnis.
• Biaya pemasaran: Biaya untuk aktivitas pemasaran dan promosi yang tidak terkait langsung dengan penjualan produk tetapi mendukung visibilitas dan citra perusahaan.

Pentingnya Beban Administrasi Perusahaan

Meskipun sering dianggap sebagai biaya tidak langsung, namun beban administrasi memiliki peran penting dalam kelancaran operasional perusahaan. Hal ini karena melibatkan pengeluaran yang diperlukan untuk mengelola dan mendukung fungsi dasar bisnis yang tidak secara langsung terkait dengan produksi atau penjualan. Berikut ini beberapa alasan pentingnya beban administrasi dalam perusahaan:

1. Mendukung Operasional Bisnis

Beban administrasi mencakup biaya yang memastikan operasi bisnis berjalan lancar. Ini termasuk pencatatan keuangan, pengarsipan dokumen, gaji staf administrasi, biaya kantor, dan utilitas. Tanpa pengeluaran ini, perusahaan tidak dapat mempertahankan fungsi dasar yang diperlukan untuk mendukung produksi dan penjualan.

2. Meningkatkan Kualitas dan Efisiensi

Beban administrasi termasuk biaya untuk pelatihan karyawan, pengelolaan kantor, dan pemeliharaan peralatan, yang semuanya berkontribusi terhadap efisiensi dan kualitas operasi bisnis. Dengan melakukan pelatihan karyawan yang baik misalnya, maka dapat meningkatkan produktivitas dan mengurangi kesalahan karyawan.

3. Mengelola Risiko

Asuransi dan layanan profesional, seperti konsultasi hukum dan audit termasuk ke dalam beban administrasi. Pengeluaran ini penting untuk mengelola risiko dan memastikan bahwa perusahaan telah mematuhi peraturan hukum atau perundang-undangan, seperti ketenagakerjaan, perpajakan, dan hukum bisnis untuk menghindari sanksi dan menjaga reputasi perusahaan.

4. Mendukung Pengambilan Keputusan Strategis

Biaya administrasi mencakup pengeluaran untuk analisis bisnis, konsultasi, dan layanan manajemen lainnya yang memberikan informasi penting bagi pengambilan keputusan strategis. Informasi ini dapat membantu pihak manajemen untuk membuat keputusan yang lebih baik dan lebih tepat mengenai arah perusahaan kedepannya.

5. Menunjukkan Kesehatan Keuangan

Pengelolaan beban administrasi yang efektif merupakan salah satu indikator kesehatan keuangan perusahaan. Biaya administrasi yang terkendali menunjukkan bahwa perusahaan mampu mengelola pengeluarannya dengan baik sehingga dapat meningkatkan kepercayaan investor dan kreditor terhadap perusahaan.