Flow Proses Pencatatan Klaim Barang [RMA] pada Accurate 5

Dalam operasional bisnis, terutama di bidang distribusi atau ritel, sering kali ditemukan kondisi barang rusak, tidak sesuai spesifikasi, atau mengalami cacat. Untuk menangani kondisi tersebut, perusahaan biasanya akan melakukan proses klaim barang atau RMA. Di Accurate 5, proses pencatatan klaim barang bisa dilakukan secara sistematis agar seluruh alur pencatatan klaim tercatat rapi dan tidak mengganggu pelaporan stok dan keuangan. 

Apa Itu Klaim Barang (RMA)?

Klaim barang atau Return Merchandise Authorization (RMA) adalah proses pengembalian barang dari pelanggan ke penjual atau dari perusahaan ke pemasok karena alasan tertentu, seperti kerusakan, cacat produksi, atau tidak sesuai dengan pesanan. Proses ini memerlukan pencatatan yang tepat agar tidak menimbulkan selisih pada data persediaan dan akuntansi.

Flow Proses Pencatatan Klaim Barang [RMA] pada Accurate 5

1. Customer datang ke toko/distributor membawa barang untuk dikembalikan. Jika pihak toko setuju untuk diklaim, pihak toko membuatkan from “New RMA” yang berfungsi sebagai bukti (bagi pemilik produk) penerimaan barang yang diklaim ke toko/distributor. Pencatatan New RMA dapat dilakukan dengan klik menu Activities – RMA – New RMA dan kemudian isi detail formulir New RMA:

• RMA No: Secara default sudah terisi. Anda dapat mengganti sesuai yang diinginkan.
• Date: Isi field dengan tanggal klaim pelanggan.
• Est. Fixed Date: Estimasi tanggal penyelesaian perbaikan barang.
• Customer Name: Isi dengan nama pelanggan.
• Ship To: Otomatis menampilkan alamat dari pelanggan yang dipilih. Anda dapat mengganti alamat sesuai alamat pengiriman barang yang diinginkan pelanggan.
• Item No: Pilih item yang diklaim pelanggan.
• Invoice No: Isi nomor invoice yang berhubungan dengan item yang diklaim. Anda tidak perlu mengisi jika New RMA tidak berhubungan dengan invoice di database.
• Field Serial Number: Otomatis aktif jika item yang diisi memiliki serial number.
• Problem Description: Mengetikkan Informasi Kerusakan/Keluhan/Perjanjian.

2. Pihak toko/distributor memeriksa kondisi barang, memperbaiki/mengganti komponen yang rusak, atau bila perlu dikirim ke supplier untuk mendapat pengganti. Semua proses dicatat di formulir Action Activity. Cara pencatatan Aktivitas RMA dengan klik menu utama Activities – RMA – RMA Action lalu isi tampilan New RMA Action:

• Action No: Otomatis terisi, Anda dapat mengganti nomor sesuai yang diinginkan.
• Entry Date: Isi dengan tanggal pencatatan formulir RMA Action
• RMA No: Isi dengan cara memilih nomor form RMA yang akan diproses (Action).
• Action: Memilih Action yang akan dibuat untuk memproses form RMA yang dipilih. Action – action yang dimaksud terdiri dari:
  • Repaired: Action untuk memperbaiki barang yang diklaim. Saat perbaikan bisa jadi ada komponen yang diganti dan nanti bisa dibuatkan tagihannya ke customer.
  • Replaced: Action untuk mengganti barang customer. Akan otomatis dibuatkan Inventory Adjustment dengan Gudang Stok, karena barang jualan dijadikan pengganti barang rusak. Selain itu dibuatkan Inventory Adjustment untuk memasukkan barang claim ke Gudang Scrap. Nilai inventory untuk barang tersebut adalah sebesar nilai inventory barang yang diambil dari Gudang Stok.
  • Canceled: Action bahwa customer membatalkan proses klaim atau pihak teknisi tidak dapat melakukan apa-apa lagi karena tidak bisa di Repair dan  di replace.
• Grid/Detail Daftar Component Used: Anda dapat memasukkan barang yang dipakai selama perbaikan barang rusak. Anda dapat memilih Item tipe Non Inventory Part dan Item Tipe Service. Detail Component Used ini nanti ditagihkan ke customer melalui formulir RMA dengan action “Repair”. Accurate otomatis menampilkan komponen yang dipakai pada proses perbaikan barang pada detail Sales Invoice.

Pada Akhir bulan, jika memang ada barang yang rusak/dikembalikan dari customer dimana toko yang menanggungnya, maka user buatkan inventory adjustment. Berdasarkan jumlah barang rusak di Gudang, jika itu merupakan barang ganti ke customer dimana actionnya Replaced, maka dibuatkan Inventory Adjustment untuk menghilangkan stok barang rusak.

Ingin Lebih Mahir Mengelola Proses Klaim Barang di Accurate 5?

Proses klaim barang memang memerlukan ketelitian dan pemahaman alur kerja di Accurate 5. Jika Anda ingin lebih memahami fitur-fitur terkait klaim, retur, atau pengelolaan gudang di Accurate 5, Szeto Accurate Consultant menyediakan pelatihan yang dirancang khusus untuk kebutuhan Anda. Hubungi customer service kami sekarang juga untuk informasi lebih lanjut dan jadwalkan sesi pelatihan bersama tim kami.