Szeto Accurate Consultants – Accurate Online maupun Accurate Desktop adalah software akuntansi yang sangat powerful untuk bisnis di Indonesia. Karena antarmukanya yang terlihat ramah, banyak pengusaha tergoda untuk melakukan implementasi secara mandiri atau Do-It-Yourself (DIY) dengan harapan bisa menghemat biaya.
Di balik kemudahannya, proses implementasi Accurate menyimpan kompleksitas yang seringkali disepelekan. Kesalahan kecil pada tahap awal penyiapan bisa menjadi bom waktu yang menyebabkan laporan keuangan tidak akurat, pengambilan keputusan bisnis yang keliru, dan kerugian finansial di kemudian hari.
Sebelum Anda memutuskan untuk terjun sendiri, kenali dulu 7 kesalahan fatal yang sering terjadi saat implementasi Accurate secara mandiri dan bagaimana jasa implementasi Accurate profesional bisa menjadi solusi terbaik.
1. Salah Setup Database Awal & Chart of Accounts (COA)
Ini adalah kesalahan paling fundamental dan paling berbahaya. Banyak pengguna DIY hanya menggunakan template COA (Daftar Akun) bawaan Accurate tanpa menyesuaikannya dengan alur bisnis mereka yang unik.
- Akibat Fatal: Laporan Laba Rugi dan Neraca menjadi tidak relevan. Anda tidak bisa melihat profitabilitas per divisi atau biaya spesifik dari proyek tertentu. Semua data tercampur aduk, membuat laporan keuangan nyaris tidak berguna untuk analisis mendalam.
- Solusi Profesional: Konsultan dari Szeto Accurate Consultants akan menganalisis alur bisnis Anda secara mendalam, lalu merancang struktur COA yang presisi dan sesuai kebutuhan. Setiap transaksi akan tercatat di “rumahnya” yang tepat.
2. Keliru Menginput Saldo Awal (Opening Balance)
Memasukkan saldo awal piutang, utang, kas/bank, dan persediaan dari periode sebelumnya adalah pekerjaan yang butuh ketelitian tinggi. Kesalahan input satu angka saja akan membuat neraca tidak seimbang (balance).
- Akibat Fatal: Proses rekonsiliasi bank menjadi mimpi buruk. Anda akan kesulitan melacak piutang pelanggan mana yang sudah lunas atau utang ke supplier mana yang belum terbayar. Data historis menjadi tidak valid.
- Solusi Profesional: Kami memastikan setiap angka saldo awal divalidasi dan diimpor dengan benar, sehingga Anda memulai pembukuan di Accurate dengan pondasi yang 100% akurat dan seimbang.
3. Pengaturan Modul Persediaan (Inventory) yang Tidak Tepat
Bagi bisnis dagang atau manufaktur, modul persediaan adalah jantung operasional. Kesalahan dalam memilih metode perhitungan HPP (FIFO atau Average), mengatur satuan unit, atau menginput stok awal bisa mengacaukan seluruh perhitungan laba.
- Akibat Fatal: Nilai HPP (Harga Pokok Penjualan) salah, yang berujung pada perhitungan laba kotor yang keliru. Anda bisa saja merasa untung padahal sebenarnya rugi, atau sebaliknya. Stok fisik tidak akan pernah cocok dengan data di sistem.
- Solusi Profesional: Kami membantu Anda menentukan metode HPP yang paling sesuai, mengatur multi-unit (Pcs, Lusin, Box), dan memastikan kuantitas serta nilai awal persediaan terinput dengan benar.
4. Tidak Melakukan Setup Aset Tetap (Fixed Asset) dengan Benar
Banyak pengguna DIY hanya mencatat aset di neraca tanpa mendaftarkannya di modul Aset Tetap. Mereka lupa menginput nilai akumulasi penyusutan dari periode sebelumnya.
- Akibat Fatal: Beban penyusutan tidak terhitung otomatis setiap bulannya. Akibatnya, Laba Bersih perusahaan terlihat lebih besar dari yang seharusnya (karena beban lebih rendah), dan nilai aset di neraca menjadi overstated (terlalu tinggi). Ini bisa menyesatkan saat mengajukan pinjaman ke bank atau menarik investor.
- Solusi Profesional: Jasa implementasi Accurate kami akan memastikan semua aset tetap terdaftar, kategori aset diatur, dan akumulasi penyusutan tercatat, sehingga laporan keuangan Anda mencerminkan kondisi riil perusahaan.
5. Gagal Memetakan Alur Kerja Bisnis ke Fitur Accurate
Accurate memiliki alur kerja baku (misalnya: Sales Order -> Delivery Order -> Sales Invoice). Pengguna DIY seringkali tidak memahami alur ini dan langsung melompat ke pembuatan invoice, mengabaikan proses penting sebelumnya.
- Akibat Fatal: Kontrol internal menjadi lemah. Tidak ada jejak rekam penawaran harga, pesanan barang, atau surat jalan. Ini membuka celah untuk fraud dan membuat pelacakan proses bisnis menjadi mustahil.
- Solusi Profesional: Kami memetakan proses bisnis Anda saat ini dan mengintegrasikannya dengan alur kerja terbaik di Accurate, memastikan setiap tahapan tercatat dengan rapi dan terkontrol.
6. Kurangnya Pelatihan yang Terstruktur untuk Tim
Mungkin Anda sebagai pemilik bisnis berhasil mempelajari Accurate, namun bagaimana dengan tim admin, sales, atau gudang yang akan menggunakannya setiap hari? Tanpa pelatihan yang standar, setiap orang akan memasukkan data dengan cara mereka sendiri.
- Akibat Fatal: Inkonsistensi data. Terjadi banyak kesalahan input manusiawi yang akan membuang waktu Anda untuk melakukan koreksi. Fitur-fitur canggih Accurate pun tidak akan terpakai secara maksimal.
- Solusi Profesional: Paket implementasi kami sudah termasuk sesi pelatihan komprehensif yang disesuaikan dengan peran masing-masing karyawan, memastikan semua tim bekerja dengan standar yang sama.
7. Mengabaikan Desain Template & Laporan Kustom
Setiap bisnis butuh tampilan invoice, surat jalan, atau purchase order dengan logo dan formatnya sendiri. Selain itu, terkadang Anda butuh laporan kustom yang tidak tersedia secara default. Pengguna DIY seringkali kesulitan melakukan kustomisasi ini.
- Akibat Fatal: Dokumen yang dikirim ke klien atau supplier terlihat tidak profesional. Anda juga membuang banyak waktu untuk mengolah laporan secara manual di Excel karena laporan di Accurate tidak sesuai kebutuhan.
- Solusi Profesional: Kami akan mendesain seluruh template dokumen sesuai identitas brand Anda dan membantu membuat laporan kustom yang Anda butuhkan untuk analisis bisnis yang lebih tajam.
Solusi Jasa Implementasi Accurate dari Szeto Accurate Consultants
Melakukan implementasi Accurate secara mandiri memang terlihat hemat di awal, namun risikonya terlalu besar. Kesalahan-kesalahan di atas akan membuang waktu, tenaga, dan uang Anda untuk memperbaikinya di masa depan.
Dengan menggunakan jasa implementasi Accurate dari Szeto Accurate Consultants, Anda tidak hanya membeli software, tetapi berinvestasi pada sebuah sistem yang solid dan andal sejak hari pertama.
Jangan biarkan investasi Anda pada software Accurate menjadi sia-sia. Hubungi tim konsultan ahli kami di Szeto Accurate Consultants hari ini untuk mendapatkan konsultasi gratis dan penawaran paket implementasi yang dirancang khusus untuk kesuksesan bisnis Anda.
