Laporan hasil audit internal harus dibuat sebaik mungkin, sebab laporan tersebut akan sangat berdampak pada perusahaan. Manajemen puncak harus memahami temuan dan hasil audit, selanjutnya menyusun perencanaan dan pelaksanaan hasil audit internal sebagai dasar pengambilan keputusan. Di sinilah hasil laporan audit internal menjadi penting.
Apa itu Laporan Hasil Audit Internal?
Laporan hasil audit internal adalah dokumen dengan hasil formal dari suatu audit. Auditor internal menggunakannya untuk menunjukkan apa yang diperiksa, menyoroti positif, negatif, dan kesimpulan. Manajemen perusahaan tahu apa yang berjalan dengan baik dan apa yang perlu ditingkatkan.
Laporan tersebut harus disiapkan dengan hati-hati. Namun, pada titik inilah banyak auditor internal gagal. Teks harus jelas, obyektif, dan tidak memihak untuk memastikan bahwa hasil audit bermanfaat dan organisasi dapat menggunakannya sebagai panduan untuk menetapkan arah tindakan.
Apa yang Perlu Dilakukan Saat Menyiapkan Laporan?
Sebagaimana telah dijelaskan di atas, salah satu manfaat melakukan audit internal adalah menemukan peluang untuk perbaikan. Berdasarkan hal ini, auditor harus fokus saat membuat laporan. Auditor harus menghindari beberapa hal berikut:
- Menemukan pihak yang bersalah atau menetapkan bahwa orang tertentu melakukan kesalahan;
- Melihat masalah secara universal;
- Membuat laporan yang mengelak;
- Menerapkan istilah teknis yang tidak perlu;
- Memuji pekerjaan mereka sendiri. Laporan tersebut harus bernada natural dan lugas.
Bagaimana Laporan Hasil Audit Internal Disiapkan?
- Buatlah Cover yang Meyakinkan
- Pekerjaan auditor harus memberikan kesan yang baik, oleh sebab itu membuat cover yang berkualitas merupakan hal yang penting. Dalam cover Anda harus menyajikan menyajikan informasi seperti:
- Judul laporan
- Nama auditor yang bertanggung jawab
- Tanggal akhir audit
- Nama perusahaan atau unit bisnis yang diaudit.
- Buat draf pendahuluan
Bagian laporan hasil audit internal ini harus memberikan gambaran umum kepada manajemen. Isinya adalah informasi tentang area dan proses yang diaudit, standar mana yang memberikan dukungan untuk melaksanakan audit (Misalnya, ISO 9001, ISO 14001).
Selain pendahuluan harus memberitahu pembaca tentang informasi historis apa pun. yang mungkin diperlukan sebelum membaca laporan lengkap. Dengan begitu, siapapun yang membaca laporan tersebut akan memahami alasan yang menyebabkan audit dilakukan.
Laporan tersebut dapat mencakup munculnya peraturan baru yang berdampak pada operasional perusahaan. Pendahuluan dapat mendekripsikan undang-undang yang telah diterapkan pada saat itu, beserta kekurangannya dan bagaimana undang-undang baru tersebut bertujuan untuk menangani masalah tersebut.
Buat ringkasan eksekutif
Ringkasan eksekutif harus berisi diskusi tentang kesimpulan dari pekerjaan yang telah dilakukan. Ini harus disusun sebagai berikut:
Penjelasan singkat tentang apa yang diaudit, tujuan, ruang lingkup dan tanggal mulai dan berakhir.
Diskusikan kesimpulan auditor.
Nyatakan bahwa tujuan utama audit adalah untuk mengevaluasi proses organisasi untuk mengidentifikasi tingkat kepatuhan / kesenjangan dalam kaitannya dengan undang-undang yang baru. Pada akhirnya, dapat dikatakan bahwa salah satu kesimpulan utamanya adalah perusahaan perlu menyesuaikan fasilitasnya.
Jelaskan Terminologi yang Digunakan
Bagian selanjutnya harus menunjukkan istilah-istilah yang digunakan dalam menyusun laporan sehingga semua orang dapat memahami informasi yang disajikan. Jika ada referensi tentang ISO, maka penting untuk diperjelas bahwa ini mengacu pada
Organisasi Internasional untuk Standardisasi.
Rencana audit harus menyebutkan siapa yang bertindak sebagai auditor utama dan mencantumkan kualifikasinya, bersama dengan auditor lain di tim. Bagian ini juga harus menjelaskan dokumen yang dievaluasi dan menyebutkan nama orang yang diwawancarai.
Auditor harus menjelaskan tahapan yang diikuti selama audit (alat untuk proses pemetaan dapat membantu) dan kriteria mana yang digunakan untuk memilih dokumen yang dievaluasi dan orang yang diwawancarai.
Jelaskan Fakta yang Ditemukan
Ketika ada sesuatu yang tidak sesuai dengan standar yang ditetapkan, auditor harus mencatat, menjelaskan fakta dan bukti yang ditemukan. Contoh laporan temuan audit internal dapat Anda lihat di bawah nanti.
Diskusikan rekomendasi
Akhirnya, auditor harus menyimpulkan laporan dengan bagian tentang “Rekomendasi” untuk perbaikan organisasi. Pada tahap ini, auditor harus mempertimbangkan aspek-aspek berikut:
Bersikap positif artinya auditor harus fokus pada apa yang terjadi saat ini dan bagaimana aspek positifnya dapat diterapkan pada area atau proses yang tidak efisien.
Harus spesifik artinya auditor harus sangat jelas dan spesifik tentang aspek mana yang tidak sesuai dengan standar yang ditetapkan dan tindakan mana yang harus diterapkan untuk menjamin kepatuhan. Harus jelas siapa yang perlu bertindak.
Ringkas: Auditor harus membuat rekomendasi singkat dan hanya menyertakan informasi dan detail yang benar-benar diperlukan.
Kesimpulan Akhir Laporan Hasil Audit Internal
Seperti yang Anda lihat, langkah-langkah tertentu harus diambil saat menyiapkan laporan hasil audit internal tbk agar berdampak tinggi.
Anggota manajemen puncak adalah orang-orang yang sibuk dengan jadwal yang padat. Auditor semakin sadar bahwa mereka perlu menyampaikan laporan audit yang jelas dan obyektif agar eksekutif dapat memahami situasi dan pekerjaannya sehingga ada perbaikan yang berkelanjutan. Ini dimungkinkan melalui laporan audit internal.