Jika seorang pebisnis yang menjalankan toko online ditanya apa yang terlupakan saat mendirikan bisnis toko online, mungkin jawabannya adalah akuntansi. Karena terlalu fokus pada penjualan, akuntansi sering dilupakan. Sekedar mengingatkan, Anda membutuhkan contoh pembukuan bisnis online shop.
Akuntansi bisnis olshop menjadi penting seiring dengan pertumbuhan bisnis. Semakin besar bisnis Anda, semakin membutuhkan laporan keuangan, karena arus masuk dan keluar uang semakin beragam. Anda harus memikirkan penjualan, pengembalian, pembayaran vendor, biaya perbankan, pengembalian pelanggan, dan banyak lagi. Belum lagi jika toko Anda sudah mencapai Rp 500 juta setahun, Anda perlu menyiapkan SPT.
Dengan arus uang masuk dan keluar yang sibuk, itu bisa membuat Anda kewalahan jika Anda ingin mengingat semuanya. Padahal, pembukuan bisnis online shop bisa dilakukan dengan sederhana dan mudah. Jadi, persiapkan pembukuan untuk toko online Anda sehingga Anda dapat fokus menjalankan bisnis Anda dan tidak terpaku pada uang.
Penyusunan Pembukuan Bisnis Online Shop
Pembukuan keuangan sederhana sudah bisa menjadi wake-up call dan tanda dalam transaksi keuangan Anda. Anda harus menyelesaikan 5 tugas:
1. Kelompokkan semua transaksi
Pengelompokan transaksi adalah awal dari akuntansi e-commerce. Anda harus bisa mengklasifikasikannya sebagai pendapatan atau beban. Membuat grup ini membantu Anda mengidentifikasi pengeluaran rutin atau tak terduga. Anda juga dapat memperkirakan pendapatan bulanan Anda.
2. Pertahankan anggaran atau pengeluaran bisnis
Anggaran bisnis adalah semua uang yang Anda keluarkan, apakah itu pembayaran berulang atau pengeluaran lain untuk transaksi keuangan. Besarnya pengeluaran ini akan berhubungan langsung dengan pendapatan, sehingga Anda dapat melihat keuntungan dari bisnis Anda. Jangan biarkan pengeluaran Anda melebihi pendapatan Anda, karena hal ini dapat meningkatkan laba atas investasi.
Beberapa pengeluaran yang Anda kendalikan antara lain:
- Pembelian barang dan persediaan barang.
- Pembayaran kepada pemasok
- Pembayaran upah atau komisi kepada pihak ketiga
- Biaya pemasangan
- Biaya pengiriman
- Biaya untuk transaksi pembayaran
- Biaya bank untuk bisnis (business banking)
- Biaya aplikasi saat menggunakan
- Biaya hosting web
- Dorong biaya promosi
- Pajak
- Pengembalian barang atau refund (pengembalian dana)
Tujuan dari tugas penganggaran ini adalah:
- Membantu Anda melacak pola arus kas masuk dan keluar.
- Berikan informasi kapan harus berhenti berbelanja atau bahkan menghabiskan lebih banyak uang.
- Menyimpan buku anggaran juga dapat mengingatkan Anda untuk menghentikan pengeluaran yang tidak termasuk dalam rencana bisnis Anda.
- Hindari atau Minimalkan Hutang
- Fokus pada tujuan keuangan jangka panjang
3. Perbedaan antara pengembalian dan pengembalian dana
Bisnis olshop ini tidak lepas dari ketidakpuasan pelanggan. Terkadang ada pengembalian dan konsumen menginginkan uang mereka kembali. Ini adalah dua hal yang merugikan bisnis olshop. Memelihara catatan terpisah untuk pengembalian barang atau pengembalian dana untuk konsumen ini. Nah, untuk mengurangi kemungkinan tersebut, Anda bisa mengaktifkan kebijakan komplain atau permintaan pengembalian barang atau uang ini.
4. Biasakan membuat catatan biasa
Biasakan mencatat transaksi keuangan dan pembukuan untuk bisnis olshop Anda. Dalam jangka panjang, Anda mungkin melihat pola besar transaksi keuangan dalam bisnis Anda. Dengan cara ini, Anda dapat langsung memahami ketika terjadi penurunan penjualan atau peningkatan penjualan. Anda juga dapat melihat apakah bisnis Anda menguntungkan atau tidak menguntungkan. Anda dapat membuat keputusan segera untuk menjaga bisnis Anda tetap sehat.
Menjaga pembukuan juga penting untuk menunjukkan kondisi keuangan Anda kepada orang luar. Ambil contoh, bank akan membutuhkan 3 tahun laporan keuangan jika Anda mengajukan pinjaman UMKM. Selain pembukuan, jangan membuang bukti penjualan dan transaksi keuangan lainnya hingga 3 tahun.
Metode Pembukuan Bisnis Online Shop
Dua metode dapat digunakan untuk membuat buku kerja yang mencatat transaksi olshop. Pertama, uang tunai. Kedua, dengan perhitungan. Mari selami jenis pembukuan bisnis online shop ini.
1. Metode Akuntansi Tunai
Akuntansi berbasis tunai adalah saat Anda mencatat transaksi di mana pembayaran dilakukan baik secara tunai atau ke rekening bank. Metode ini menunjukkan informasi tentang semua transaksi yang telah dibayar.
Contoh akuntansi kas
Akuntansi kas adalah pilihan pemula untuk sebagian besar usaha kecil dan menengah. Kelebihannya adalah pembukuan ini mudah dalam perawatannya karena Anda hanya perlu mencatat semua transaksi yang ada. Selain itu, Anda akan langsung mengetahui berapa jumlah uang tunai yang Anda miliki saat ini.
Di sisi lain, metode tunai ini bukan lagi pilihan yang baik ketika bisnis sedang berkembang karena tidak dapat memperhitungkan piutang atau hutang pelanggan yang harus Anda bayar. Jadi jika Anda menjalankan bisnis e-commerce dengan banyak stok barang dari banyak vendor, hindari pembukuan berbasis uang tunai semacam ini.
2. Metode Akrual
Di sisi lain, akuntansi akrual memungkinkan Anda untuk mencatat transaksi penjualan meskipun tidak ada pembayaran yang diterima.
Contoh akuntansi akrual
Dalam akuntansi akrual, Anda dapat mencatat penjualan yang telah dikreditkan ke akun Anda. Misalnya, penjualan sepatu senilai Rp1.500.000 pada minggu pertama bulan Februari.
Di sisi lain, Anda juga bisa mencatat pengeluaran yang harus Anda persiapkan, seperti pembayaran 1 Maret untuk komisi pihak ketiga yang membantu penjualan Anda. Meskipun Anda tidak membayar pihak ketiga, departemen akuntansi mencatat entri pengeluaran yang ada.
Penjualan dengan pembayaran di tempat atau cash on delivery (COD) yang terjadi pada minggu kedua senilai Rp 1.000.000. Ini berarti penjualan berhasil, tetapi Anda tidak bisa mendapatkan uang tunai sampai pembeli membayarnya. Nah, di kasir, penjualan sepatu ini baru akan tercatat pada minggu ke-3, saat pembeli menerima barang dan membayarnya.
Sepintas, metode akrual ini tampak lebih rumit daripada metode tunai. Namun, seiring waktu, metode ini akan menjadi lebih dapat diterima karena menggambarkan omset sebenarnya dari toko online Anda.
Hal ini dikarenakan pada saat berjualan di toko online, penjualan tidak selalu terjadi secara langsung. Kadang-kadang ada sistem cash on delivery atau pembeli yang mengembalikan barang, melipatgandakan biaya pengemasan, dll, yang tidak memungkinkan untuk menghitung keuntungan secara langsung.
Karena kelebihan tersebut, para pelaku bisnis olshop disarankan untuk menyimpan pembukuan secara akrual atau berbasis akrual. Cara ini bisa Anda terapkan setelah bisnis olshop Anda berkembang.
Jenis dan Contoh Pembukuan Bisnis Online Shop
Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, pembukuan untuk bisnis olshop sangatlah penting. Anda dapat melakukannya dengan sederhana dan mudah. Berikut adalah jenis buku yang Anda perlukan dan contoh yang mudah disalin.
1. Buku pesanan
Buku pesanan ini berfungsi untuk mencatat semua pesanan atau order yang masuk. Jangan lupa untuk menunjukkan apakah pesanan sudah dibayar atau belum. Repeat order mingguan, dwimingguan dan bulanan untuk mendapatkan gambaran keseluruhan permintaan produk produk olshop Anda.
Contoh Buku Pesanan
2. Buku pengeluaran
Buku pengeluaran ini menunjukkan untuk apa uang Anda dibelanjakan. Catat dalam buku ini semua pengeluaran yang berkaitan dengan pembelian aset tetap dan Internet, pembayaran hosting web, dll.
Contoh buku pengeluaran
3. Buku stok
Buku besar persediaan adalah catatan dari semua persediaan, baik dalam persediaan atau hanya ditambahkan oleh Anda atau baru saja terjual habis. Buku ini juga bisa menjadi pengawas jika ada perbedaan antara stok dan barang yang tersedia. Anda dapat segera menanganinya jika terjadi kesalahan di gudang.
Contoh buku stok
4. Buku Laba Rugi
Laporan laba rugi merupakan tujuan akuntansi bagi para pebisnis olshop. Anda cukup melakukan ini di akhir setiap periode bulanan. Laporan ini menunjukkan apakah bisnis Anda untung atau rugi. Anda juga dapat mengevaluasi kapan Anda dapat mengembalikan investasi Anda. Cara menghitung untung rugi dengan mudah.
Laba = Pendapatan – Beban
Jika penghasilan Anda melebihi pengeluaran Anda, maka bisa dikatakan bahwa bisnis yang Anda geluti sedang menghasilkan keuntungan. Namun, jika biayanya lebih tinggi, maka bisnis Anda menderita kerugian. Mengetahui hal ini, Anda dapat mengambil langkah-langkah baru untuk meningkatkan atau meningkatkan bisnis Anda.
Contoh buku laporan laba rugi
Berikut adalah cara membuat akuntansi keuangan bisnis olshop sederhana dan mudah untuk Anda. Jangan tunda untuk menyiapkannya agar tidak kewalahan dengan bisnis olshop yang sedang berkembang.
Manfaat Pembukuan Bisnis Online Shop
Transaksi keuangan di toko online sangat beragam. Sampai-sampai bisa bikin pusing kalau harus mengingat semuanya. Apalagi jika Anda menjual melalui beberapa saluran, seperti melalui website Anda sendiri, melalui akun e-commerce seperti Tokopedia, Shopee, Bukalapak, dan menjual melalui jejaring sosial.
Bisa dibayangkan betapa sulitnya memenuhi pesanan yang datang dari mana-mana? Faktanya, sebagian besar bisnis toko serba ada ini, terutama yang baru akan melakukan semuanya sendiri, mulai dari membeli persediaan, memproses pesanan, hingga pengepakan dan pengiriman.
Tak ada salahnya jika bisnis Olshop ini dianggap serius. Bisnis yang bagus bukan hanya bisa mencatatkan penjualan tertinggi, tapi juga pengelolaan keuangan yang baik. Beberapa pengusaha olshop harus bangkrut karena manajemen keuangan yang buruk.
Pembukuan keuangan akan menunjukkan kepada Anda berapa banyak pendapatan dan pengeluaran yang dihasilkan oleh bisnis olshop Anda. Sehingga Anda bisa melihat betapa menguntungkannya bisnis ini. Anda dapat membuat keputusan yang tepat untuk menjaga bisnis olshop Anda agar tetap sehat.
