Mengoptimalkan People Operations: Panduan Strategi Bisnis Modern

Szeto Accurate – Dalam lanskap bisnis yang terus berkembang pesat, sumber daya manusia bukan lagi sekadar aset operasional, melainkan jantung strategis yang mendorong pertumbuhan dan inovasi. Di banyak perusahaan modern, pergeseran paradigma telah terjadi dari pendekatan Human Resources (HR) tradisional menuju model People Operations yang lebih holistik dan berorientasi pada pengalaman karyawan. Peran People Operations adalah menjaga keseimbangan dinamis antara kebutuhan bisnis yang terus berubah dan harapan karyawan yang semakin tinggi, memastikan setiap proses kerja, pengembangan individu, hingga budaya perusahaan selaras dengan arah pertumbuhan jangka panjang. Meskipun sekilas sering dianggap sama dengan HR, People Operations memiliki pendekatan dan fokus yang secara fundamental berbeda, menjadikannya kunci untuk membangun tenaga kerja yang tangguh, terlibat, dan produktif. Artikel ini akan mengupas tuntas perbedaan esensial antara People Operations dan HR, serta memberikan panduan praktis tentang cara menerapkannya untuk mencapai keunggulan kompetitif.

Memahami Fungsi Human Resources (HR) Tradisional

Secara historis, departemen Human Resources (HR) dirancang untuk mengelola aspek administratif dan kepatuhan terkait karyawan. Fokus utama HR cenderung transaksional dan reaktif. Tugas-tugas inti HR meliputi:

• Administrasi Penggajian dan Tunjangan: Memastikan karyawan dibayar tepat waktu dan tunjangan mereka dikelola sesuai kebijakan.
• Perekrutan dan Onboarding: Mencari kandidat, melakukan wawancara, dan mengurus administrasi karyawan baru.
• Kepatuhan Hukum dan Kebijakan: Memastikan perusahaan mematuhi undang-undang ketenagakerjaan dan kebijakan internal.
• Manajemen Kinerja: Mengembangkan dan mengelola sistem penilaian kinerja, serta menangani isu-isu disipliner.
• Hubungan Karyawan: Menjadi jembatan antara manajemen dan karyawan, menyelesaikan konflik, dan mengelola keluhan.

Pendekatan HR seringkali berpusat pada 'mengelola sumber daya' dengan penekanan pada mitigasi risiko dan menjaga stabilitas operasional. Meskipun penting, model ini terkadang kurang memperhatikan pengalaman karyawan secara keseluruhan atau dampak strategis SDM terhadap tujuan bisnis jangka panjang.

People Operations: Sebuah Pendekatan Strategis dan Holistik

People Operations, di sisi lain, mengadopsi pandangan yang jauh lebih luas dan strategis terhadap fungsi sumber daya manusia. Ini bukan sekadar nama baru untuk HR, melainkan sebuah filosofi yang menempatkan pengalaman karyawan di garis depan, mengintegrasikan data, dan menyelaraskan strategi SDM langsung dengan tujuan bisnis perusahaan. People Operations memandang karyawan sebagai 'konsumen internal' yang pengalamannya harus dioptimalkan dari awal hingga akhir siklus hidup mereka di perusahaan. Fokus utamanya adalah pada:

• Pengalaman Karyawan (Employee Experience): Memastikan setiap interaksi karyawan dengan perusahaan, dari rekrutmen hingga pensiun, adalah positif, memberdayakan, dan mendukung produktivitas.
• Data-Driven Decision Making: Menggunakan analitik data untuk memahami tren karyawan, mengidentifikasi area perbaikan, dan membuat keputusan berbasis bukti.
• Optimalisasi Proses: Merancang dan menyederhanakan alur kerja SDM agar efisien, transparan, dan berpusat pada karyawan.
• Pengembangan Budaya dan Keterlibatan: Membangun lingkungan kerja yang inklusif, kolaboratif, dan memberdayakan, serta mendorong partisipasi aktif karyawan.
• Perencanaan Tenaga Kerja Strategis: Mengantisipasi kebutuhan tenaga kerja di masa depan, merencanakan pengembangan talenta, dan memastikan perusahaan memiliki keterampilan yang tepat untuk mencapai tujuannya.

Dengan People Operations, fokus bergeser dari 'mengelola' menjadi 'memberdayakan' dan 'mengoptimalkan'. Ini adalah tentang membangun sistem yang memungkinkan karyawan berkembang dan berkontribusi secara maksimal.

Perbedaan Mendasar antara HR dan People Operations

Untuk lebih memahami signifikansinya, mari kita telaah perbedaan kunci antara kedua fungsi ini:

1. Fokus Utama

• HR: Berorientasi pada kepatuhan, administrasi, dan manajemen risiko. Lebih berfokus pada apa yang 'harus' dilakukan sesuai regulasi dan kebijakan.
• People Operations: Berorientasi pada pengalaman karyawan, efisiensi operasional, dan dampak strategis. Lebih berfokus pada apa yang 'bisa' dilakukan untuk meningkatkan produktivitas, inovasi, dan retensi.

2. Pendekatan

• HR: Cenderung reaktif, menanggapi masalah saat muncul.
• People Operations: Proaktif, mengantisipasi kebutuhan dan tantangan, serta merancang solusi sebelum masalah terjadi.

3. Tujuan Akhir

• HR: Memastikan operasional SDM berjalan lancar dan sesuai aturan.
• People Operations: Menciptakan lingkungan kerja di mana karyawan dapat berkembang, berkontribusi maksimal, dan selaras dengan tujuan pertumbuhan bisnis.

4. Penggunaan Data

• HR: Data digunakan terutama untuk pelaporan kepatuhan dan dasar pengambilan keputusan administratif.
• People Operations: Data digunakan untuk analitik prediktif, mengidentifikasi pola, mengukur efektivitas program, dan mendorong peningkatan berkelanjutan.

5. Hubungan dengan Bisnis

• HR: Seringkali dilihat sebagai fungsi pendukung.
• People Operations: Mitra strategis yang berkontribusi langsung pada pencapaian tujuan bisnis melalui optimalisasi sumber daya manusia.

Manfaat Menerapkan Model People Operations

Adopsi model People Operations dapat membawa berbagai manfaat signifikan bagi perusahaan:

• Peningkatan Keterlibatan dan Retensi Karyawan: Dengan fokus pada pengalaman positif, karyawan merasa dihargai, didukung, dan lebih mungkin untuk bertahan di perusahaan.
• Peningkatan Produktivitas: Proses yang efisien dan lingkungan yang mendukung memungkinkan karyawan bekerja lebih baik dan fokus pada tugas-tugas inti.
• Inovasi dan Kreativitas: Budaya yang inklusif dan memberdayakan mendorong karyawan untuk berinovasi dan berbagi ide.
• Pengambilan Keputusan Berbasis Data: Analitik People Operations memberikan wawasan yang mendalam untuk keputusan strategis yang lebih baik.
• Selaras dengan Tujuan Bisnis: Fungsi People Operations secara aktif berkontribusi pada pencapaian target bisnis, bukan hanya mengelola SDM secara terpisah.
• Pengembangan Budaya Perusahaan yang Kuat: Membangun nilai-nilai inti dan pengalaman yang konsisten di seluruh organisasi.

Langkah-Langkah Menerapkan People Operations di Perusahaan Anda

Transformasi dari HR tradisional ke People Operations membutuhkan pendekatan yang terencana dan strategis:

1. Kaji Ulang Visi dan Misi SDM Anda

Definisikan kembali bagaimana fungsi SDM Anda akan mendukung strategi bisnis secara keseluruhan. Apa pengalaman yang ingin Anda berikan kepada karyawan? Bagaimana SDM dapat menjadi pendorong pertumbuhan?

2. Investasi pada Teknologi yang Tepat

Manfaatkan sistem HRIS (Human Resources Information System) modern yang terintegrasi, platform manajemen pengalaman karyawan, dan alat analitik data. Teknologi ini adalah tulang punggung People Operations untuk efisiensi dan wawasan.

3. Prioritaskan Pengalaman Karyawan

Petakan perjalanan karyawan (employee journey) dari rekrutmen hingga keluar. Identifikasi titik sentuh dan peluang untuk meningkatkan pengalaman di setiap tahap. Kumpulkan umpan balik secara teratur.

4. Kembangkan Budaya Data-Driven

Latih tim People Operations Anda untuk menggunakan data dalam membuat keputusan. Tentukan metrik kunci (misalnya, tingkat retensi, kepuasan karyawan, biaya per hire, produktivitas per karyawan) dan pantau secara konsisten.

5. Latih dan Kembangkan Tim Anda

Tim yang dulunya berfokus pada administrasi mungkin perlu mengembangkan keterampilan baru dalam analitik, desain pengalaman, dan konsultasi strategis. Berikan pelatihan yang relevan.

6. Dorong Kolaborasi Antar Departemen

People Operations harus bekerja erat dengan departemen lain seperti keuangan, pemasaran, dan operasional untuk memastikan pengalaman karyawan selaras dengan tujuan bisnis yang lebih luas.

Peran Software Akuntansi dalam Mendukung People Operations

Meskipun People Operations berfokus pada manusia, aspek finansial dari manajemen sumber daya manusia tidak dapat diabaikan. Di sinilah software akuntansi memegang peran krusial. Biaya tenaga kerja adalah salah satu pengeluaran terbesar bagi sebagian besar perusahaan, dan People Operations yang efektif membutuhkan visibilitas penuh serta pengelolaan yang efisien atas aspek-aspek finansial ini.

Software akuntansi yang mumpuni dapat mendukung People Operations melalui:

• Pengelolaan Gaji dan Tunjangan: Mengotomatiskan proses penggajian yang kompleks, menghitung pajak, BPJS, dan tunjangan lainnya secara akurat dan tepat waktu, mengurangi beban administratif tim People Ops.
• Pencatatan Biaya Pelatihan dan Pengembangan: Melacak investasi perusahaan dalam pengembangan karyawan, memungkinkan People Operations untuk menganalisis ROI (Return on Investment) dari program pelatihan.
• Manajemen Anggaran Departemen People Operations: Membantu mengelola anggaran untuk rekrutmen, program kesejahteraan karyawan, acara perusahaan, dan inisiatif budaya lainnya.
• Analisis Biaya SDM: Menyediakan data yang akurat mengenai total biaya SDM, memungkinkan analisis mendalam tentang efisiensi tenaga kerja dan alokasi sumber daya.
• Pelaporan Keuangan Terpadu: Mengintegrasikan data biaya SDM ke dalam laporan keuangan perusahaan, memberikan gambaran komprehensif tentang dampak People Operations terhadap kesehatan finansial perusahaan.

Bagaimana Accurate Online dan Accurate 5 Desktop Mempermudah People Operations

Sebagai seorang konsultan dan trainer Accurate, kami melihat bagaimana software ini dapat menjadi alat yang sangat berharga bagi perusahaan yang menerapkan People Operations. Accurate Online dan Accurate 5 Desktop, meskipun utamanya adalah software akuntansi, menyediakan fitur dan fleksibilitas yang mendukung pengelolaan aspek finansial People Operations secara efisien:

• Modul Penggajian yang Terintegrasi: Memungkinkan perusahaan untuk mengelola komponen gaji, tunjangan, potongan, hingga PPh 21 dengan lebih mudah. Data gaji yang akurat secara otomatis tercatat dalam jurnal keuangan, memastikan konsistensi dan kepatuhan.
• Pencatatan Biaya Per Departemen/Proyek: Accurate memungkinkan pencatatan biaya yang rinci, termasuk biaya tenaga kerja, per departemen atau proyek. Ini sangat berguna bagi tim People Operations untuk menganalisis efisiensi biaya SDM di berbagai unit bisnis.
• Manajemen Akun Biaya yang Fleksibel: Anda dapat membuat akun biaya khusus untuk pelatihan, rekrutmen, kesejahteraan karyawan, atau program engagement. Ini mempermudah pelacakan dan analisis pengeluaran People Operations.
• Laporan Keuangan Real-time: Dengan Accurate, tim People Operations dan manajemen dapat mengakses laporan biaya SDM secara real-time. Informasi ini krusial untuk membuat keputusan yang cepat dan berbasis data mengenai alokasi anggaran dan strategi tenaga kerja.
• Integrasi Data untuk Analisis Lebih Lanjut: Data keuangan yang dihasilkan Accurate dapat diintegrasikan atau diekspor untuk dianalisis lebih lanjut dengan alat analitik People Operations lainnya, memberikan wawasan yang lebih dalam tentang hubungan antara investasi SDM dan kinerja bisnis.

Dengan mengotomatiskan dan menyederhanakan pengelolaan keuangan terkait SDM, Accurate membebaskan tim People Operations dari tugas administratif yang memakan waktu, memungkinkan mereka untuk lebih fokus pada inisiatif strategis yang mendorong pengalaman karyawan dan pertumbuhan bisnis.

Optimalisasi People Operations dengan Pelatihan Accurate

Transformasi menuju People Operations adalah perjalanan yang kompleks, namun sangat bermanfaat. Untuk memastikan implementasi yang sukses dan memanfaatkan potensi penuh software akuntansi seperti Accurate dalam mendukung People Operations Anda, pemahaman mendalam tentang fitur dan fungsionalitasnya sangatlah penting. Kami di Szeto Accurate Consultants menawarkan Pelatihan Accurate yang komprehensif, baik untuk Accurate Online maupun Accurate 5 Desktop.

Melalui pelatihan kami, Anda dan tim Anda akan belajar bagaimana mengelola aspek finansial People Operations dengan akurasi, efisiensi, dan wawasan yang lebih baik. Kami akan membimbing Anda untuk mengoptimalkan penggunaan Accurate, mulai dari setup akun biaya yang tepat, pengelolaan penggajian, hingga analisis laporan keuangan yang mendukung keputusan strategis People Operations Anda. Jadikan Szeto Accurate Consultants mitra terpercaya Anda dalam mewujudkan People Operations yang unggul dan berkelanjutan. Hubungi kami sekarang untuk informasi lebih lanjut dan jadwalkan sesi pelatihan Anda.