Detail Tabel Formulir Purchase Invoice pada Accurate 5

Formulir purchase invoice adalah pusat pencatatan tagihan pembelian di Accurate 5. Artikel ini membahas struktur tabel dan field penting pada formulir purchase invoice, fungsi tiap kolom (header & detail), bagaimana kaitannya dengan receive item dan pajak, serta tips verifikasi singkat agar input Anda rapi dan siap diaudit. Informasi disusun supaya Anda langsung paham bagian mana yang wajib diisi dan kenapa tiap field penting. 

Detail Tabel Formulir Purchase Invoice pada Accurate 5

1. Detail Tabel Item pada Formulir Purchase Invoice

• Item: Jika formulir Purchase Invoice Anda buat berdasarkan Pesanan Pembelian maka klik tombol Select PO. Jika pesanan Purchase Invoice Anda buat berdasarkan Penerimaan Barang maka klik tombol Select RI. Jika formulir Purchase Invoice Anda buat tidak berdasarkan Pesanan Pembelian atau Penerimaan Barang, maka ketikkan nomor dari item yang dibeli, atau untuk memilih nomor item dari daftar item yang sudah dapat dilakukan dengan double klik kolom item tersebut atau menggunakan kombinasi tombol Ctrl+Enter atau klik tombol elipsis pada kolom tersebut.
• Description: Otomatis  menampilkan deskripsi dari  nomor item yang Anda pilih. Deskripsi item pada kolom ini dapat diubah sesuai yang diinginkan dengan mengetikkan langsung deskripsi yang Anda inginkan pada kolom ini.
• Qty: Isi kuantitas barang yang dibeli sesuai tagihan yang diterima dari Vendor.
• Unit: Terisi otomatis dengan satuan penunjuk kuantitas barang. Pilihan jenis satuan bisa terdiri lebih dari satu dengan mengaktifkan fitur Multi Unit di Preferensi.
• Unit Price: Nilai per kuantitas satuan item yang dibeli sesuai tagihan dari Vendor.
• Disc %: Isi diskon per-item dari Vendor atas aktivitas pembelian yang dilakukan.
• Tax: Isi kode pajak jika aktivitas pembelian tersebut dikenakan PPN.
• Amount: Otomatis menampilkan nominal yang merupakan hasil perhitungan dari Qty × Unit Price – Disc%.
• Department: Memilih nomor Departemen terkait Purchase Invoice yang Anda catat.
• Project: Memilih nomor Project terkait Purchase Invoice yang Anda catat.
• SN: Masukan Serial Number barang yang dibeli pada kolom ini.

2. Detail Tabel Expense pada Formulir Purchase Invoice

• Account No: Isi nomor akun yang akan menampung beban atas pembelian ini, dengan mengetikkan langsung atau gunakan tombol elipsis untuk memilih dari Daftar Akun.
• Account Name: Otomatis menampilkan deskripsi dari nomor akun yang dipilih.
• Amount: Mengisikan nilai nominal yang dicatat pada akun yang dipilih.
• Catatan: Mengetikkan catatan singkat terkait pencatatan akun yang dilakukan.
• Department: Mengisikan nomor Departemen terkait aktivitas yang Anda catat.
• Project: Mengisikan nomor Project  terkait aktivitas yang Anda catat.
• Apply to Item: Centang  jika nilai nominal dari akun yang Anda catat akan dialokasikan untuk menambah nilai perolehan item (barang) yang Anda beli.
• To Other Vendor: Memasukkan Vendor lain yang mengenakan biaya lain pada pembelian ini.

3. Detail Tabel Use DP

Detail tabel Use DP akan menampilkan informasi pembayaran uang muka atas pesanan Anda ke Vendor. Jika Anda membuat Purchase Invoice berdasarkan pesanan pembelian dan disertai pencatatan uang muka pembelian, maka tabel detail Use DP ini akan otomatis menampilkan informasi sesuai penginputan Uang Muka Pembelian saat pencatatan pesanan pembelian melalui Formulir PO. Berikut penjelasan tabel use DP:

• Description: Otomatis menampilkan description dari item no -1 yaitu item tipe non inventory part untuk mencatat transaksi uang muka pada formulir Pesanan Pembelian. Keterangan pada kolom ini dapat diubah sesuai yang diinginkan dengan klik tombol F2 pada kolom tersebut kemudian ketikkan keterangan yang diinginkan.
• Tax: Jika pesanan pembelian yang mencatat uang muka ini dikenakan PPN maka kolom ini akan otomatis menampilkan kode PPN tersebut.
• Total DP: Menunjukkan jumlah uang muka yang telah dibayarkan ke Vendor.
• Invoice No: Menampilkan nomor Purchase Invoice yang mencatat pengakuan uang muka pembelian tersebut.
• PO No: Menampilkan nomor Purchase Order yang mencatat pengakuan uang muka pembelian tersebut.
• Inclusive Tax: Jika aktivitas pesanan pembelian yang mencatat uang muka merupakan pesanan pembelian dengan harga per unit sudah termasuk pajak maka akan  otomatis akan terisi dengan keterangan YES.

4. Informasi Lainnya pada Formulir Purchase Invoice

• Sub Total: Penjumlahan dari amount di dalam detail tabel item + detail tabel expense.
• Inv Tax No: Isi nomor seri faktur pajak sesuai dengan penomoran faktur pajak standar yang diterima dari Vendor.
• Description: Mengetikkan keterangan singkat terkait Faktur Pembelian yang dicatat.
• Discount: Terdiri dari dua isian dalam bentuk persen diskon dan jumlah diskon.
• Purchase Tax: Nilai pajak dari pembelian otomatis muncul bila pada pembelian ini Vendor dan barang yang dibeli sudah di atur kode pajaknya.
• Total: Otomatis menampilkan nilai total pembelian Anda kepada Vendor.

Kaitan Dengan Receive Item, Jurnal, dan Rekonsiliasi

Jika Anda menautkan purchase invoice ke transaksi Receive Item, maka Accurate 5 akan mencocokkan kuantitas dan item sehingga stok dan nilai tercatat konsisten. Setelah disimpan, sistem Accurate akan membuat jurnal otomatis—biasanya (Dr) Persediaan/Beban — (Cr) Hutang Dagang—dan jurnal pajak bila ada. 

Jangan lupa untuk selalu lakukan rekonsiliasi antara Purchase Invoice, Receive Item, dan Purchase Register untuk memastikan tidak ada double posting atau selisih.

Tips Verifikasi Formulir Purchase Invoice Sebelum Menyimpan

• Cocokkan Qty dan Item dengan Receive Item (jika ada).
• Periksa kode pajak dan NPWP pemasok untuk akurasi PPN/PPh.
• Gunakan preview jurnal bila tersedia untuk melihat akun yang akan terpengaruh.
• Batasi hak delete/edit dan catat alasan revisi di kolom notes agar audit trail tetap jelas.
• Penerapan langkah-langkah ini membantu mencegah koreksi besar saat closing period.

Ikuti Pelatihan Accurate 5 dari Szeto Accurate Consultants

Ingin tim Anda mahir mengisi dan merekonsiliasi formulir purchase invoice—termasuk impor massal, handling PPN/PPh, dan troubleshooting jurnal? Ikuti pelatihan praktis dari Szeto Accurate Consultants. Materi meliputi setup master vendor, input purchase invoice dari receive item, pengaturan pajak, impor template, dan latihan rekonsiliasi akhir bulan. 

Pelatihan disesuaikan (online/onsite) dan dilengkapi modul serta sesi follow-up. Hubungi customer service kami sekarang juga untuk mendapatkan informasi terkait jadwal dan paket pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.