Cara Cut Off melalui Fitur Create New Branch di Accurate 5

Cara Cut Off melalui Fitur Create New Branch di Accurate

Cut off pada konteks Accurate biasanya berarti menutup periode lama dan melanjutkan transaksi di database baru agar ukuran database lebih ringan, proses tutup buku lebih aman, atau untuk mengganti metode costing persediaan. 

Salah satu cara melakukan cut off di Accurate 5 adalah dengan menggunakan fitur Create New Branch — yaitu membuat database baru yang menyalin master data dari database lama tanpa membawa saldo transaksi lama.

Mengapa Menggunakan Create New Branch Untuk Cut Off

Create New Branch membuat salinan master data (pelanggan, pemasok, barang, akun) ke database baru tetapi tanpa membawa saldo transaksi. Dengan demikian Anda bisa memulai periode baru di database yang “bersih” — transaksi lama tetap tersedia di database sumber bila diperlukan untuk audit. Keuntungan praktisnya: mengurangi ukuran database aktif, mempermudah tutup buku/tahun, dan memberi kesempatan untuk mengganti metode costing persediaan jika diperlukan.

Cara Cut Off melalui Fitur Create New Branch di Accurate 5

Berikut ini akan dijelaskan mengenai  langkah-langkah untuk melakukan proses cut off (membuat database baru) melalui fitur Create New Branch.

Namun sebelum melakukan proses ini, mohon pastikan beberapa hal berikut :

  • Tidak ada transaksi Delivery Order [Pengiriman Pesanan] atau Received Item [Penerimaan Barang] yang masih outstanding (belum diproses ke Sales Invoice atau Purchase Invoice).
  • Semua transaksi sudah dilakukan penginputan s/d per tanggal cut off-nya. Misalnya tanggal cut off yang diinginkan adalah per 31 Desember 2018, pastikan semua transaksi-transaksi s/d tanggal 31 Desember 2018 sudah di-input.
Baca juga:  Cara Cabang Ekspor Transaksi ke Data Utama di Accurate 5

Dan berikut langkah-langkah yang perlu dilakukan setelah dihasilkan database baru melalui fitur ‘Create New Branch’ :

1. Setelah database baru terbentuk dari hasil Create New Branch, maka data-data master seperti Daftar Pelanggan, Pemasok, Barang/Jasa dan Akun terbawa ke database baru tanpa saldo-nya. Proses import saldo dari database lama ke database baru bisa dilakukan untuk master data Pelanggan, Pemasok dan Barang/Jasa yaitu dengan menggunakan fitur ‘Import from file’ dan centang informasi ‘Add Opening Balance’.

2. Sebelum import saldo dari database lama, atur Tanggal Mulai pada database baru, yaitu dengan masuk ke menu Setup [Persiapan] | Company Info [Info Perusahaan] | Accounting Period [Periode Akuntansi]. Jika ingin menginput semua transaksi tahun 2019 pada database baru, maka isikan Start Date dengan tanggal 31 Desember 2018.

Cara Cut Off melalui fitur Create New Branch di Accurate

3. Import saldo Barang/Jasa dilakukan dari menu List [Daftar] | Items [Barang & Jasa] kemudian klik informasi ‘Import from file [impor dari berkas]’ (lakukan di database baru), kemudian pilih nama database yang lama.

Cara Cut Off melalui fitur Create New Branch di Accurate

4. Klik ‘extract Data’ maka akan tampil informasi data yang akan di-import, kemudian klik informasi ‘Add Opening Balance if Number Exist’ pada tabel Available Source.

Cara Cut Off melalui fitur Create New Branch di Accurate
Cara Cut Off melalui fitur Create New Branch di Accurate

5. Pada kolom Define To Field Name cari informasi ‘as of’ kemudian ganti ke pilihan ‘Ignore’. Hal ini bertujuan agar tanggal saldo awal sesuai tanggal mulai (31 Desember 2018). Jika tidak dipilih ‘ignore’ maka tanggal saldo awal dari barang Anda akan mengikuti tanggal dibuatnya database baru, yaitu dalam contoh tanggal 4 Januari 2019.

Baca juga:  Spesifikasi Minimum Komputer untuk Accurate 5
Cara Cut Off melalui fitur Create New Branch di Accurate

6. Selanjutnya klik ‘Import’ dan tunggu hingga proses import selesai dilakukan.

Cara Cut Off melalui fitur Create New Branch di Accurate

7. Jika proses impor saldo barang selesai dilakukan, lakukan pengecekan ke nilai persediaan pada Laporan Neraca per tanggal mulai, misalnya 31 Desember 2018. Pastikan nilai-nya sudah sama antara database yang lama dengan database baru.

Cara Cut Off melalui fitur Create New Branch di Accurate
Cara Cut Off melalui fitur Create New Branch di Accurate

8. Lakukan langkah yang sama pada poin 3 s/d 7 untuk melakukan impor saldo piutang Pelanggan dan hutang Pemasok. Dengan melakukan impor saldo tersebut, nilai piutang akan ditampung dalam 1 nomor faktur penjualan yang sama per masing-masing pelanggan, begitu juga dengan Pemasok. Jika ingin dibedakan per nomor faktur, maka perlu melakukan penginputan saldo awal piutang satu per satu seperti panduan disini.

9. Namun, jika ada transaksi uang muka melalui Sales Order/Purchase Order atau yang diinput langsung melalui Sales Invoice/Purchase Invoice, maka proses impor saldo tidak bisa dilakukan. Karena nilai uang muka tidak terbawa ke database baru, melainkan akan mengurangi nilai piutang/hutang pada masing-masing pelanggan/pemasok. Dengan demikian, Anda perlu input saldo piutang/hutang satu per satu.

Cara Cut Off melalui fitur Create New Branch di Accurate

10. Dan untuk saldo-saldo akun lainnya seperti Kas/Bank, other asset, beban, pendapatan, dsbnya Anda perlu input saldo awal satu per satu, yaitu dari menu List [Daftar] | Chart Of Account [Daftar Akun], kemudian pilih nama akun yang dimaksud, klik 2x dan isikan dibagian ‘Opening Balance [Saldo Awal]’ kemudian klik Ok untuk menyimpan.

Cara Cut Off melalui fitur Create New Branch di Accurate

11. Sedangkan untuk Daftar Aktiva Tetap, Anda bisa melakukan proses Import dari database lama, yaitu dengan masuk dari menu List [Daftar] | Fixed Assets [Aktiva Tetap] | Fixed Asset List [Daftar Aktiva Tetap], kemudian klik ‘Import From File’, pilih nama database lama kemudian klik ‘Extract Data’.

Baca juga:  Cara Keluar dari Data Usaha di Accurate Online
Cara Cut Off melalui fitur Create New Branch di Accurate

12. Jika saat klik ‘Import’ tampil pesan seperti ‘Accumulated Depr. Account has not been mapped’, maka klik Ok dan klik pada informasi ‘Accumulated Depre Account’ pada tabel Define To Field Name dan akan tampil tabel ‘Define your Accumulated Depre Account Source’ dan definisikan masing-masing ke akun yang sesuai.

13. Setelah semua saldo sudah terisi di database baru, lakukan proses Period End [Akhir Bulan] pada database baru, yaitu dari menu Activities [Aktifitas] | Periodic [Periodik] untuk periode yang sesuai yaitu dalam kasus ini adalah desember 2018.

14. Dan yang terakhir adalah melakukan pengecekan nilai saldo per masing-masing akun melalui Laporan Neraca dan Laporan Laba/Rugi antara database yang lama dengan database yang baru per tanggal cut off (tanggal mulai/start date). Pastikan kedua-nya menghasilkan nilai Laporan yang sama.

Tips Verifikasi & Best Practice

  • Simpan Database Lama Utuh: jangan hapus; gunakan hanya untuk referensi atau audit.
  • Dokumentasikan Proses: catat siapa yang menjalankan cut off, tanggal, dan alasan bisnisnya.
  • Cek Laporan After-Cut: lakukan rekonsiliasi laporan seperti neraca pembanding dan laporan laba-rugi untuk memastikan opening balance benar.
  • Uji Perubahan Costing: jika Anda bermaksud mengubah metode costing (mis. Average → FIFO), lakukan uji di database baru sebelum menerapkannya di produksi. 

Ikuti Pelatihan Accurate 5 dari Szeto Accurate Consultants

Proses cut off dan pembuatan branch baru memiliki konsekuensi serius terhadap data dan laporan. Jika Anda ingin dipandu langkah demi langkah, termasuk backup, pembuatan branch, impor opening balance, serta verifikasi jurnal dan laporan pasca-cut off, tim Szeto Accurate Consultants siap membantu. 

Hubungi customer service kami sekarang juga untuk mendapatkan informasi seputar jadwal pelatihan (online/onsite) dan paket yang sesuai kebutuhan perusahaan Anda.

Picture of Ahmad Yani
Ahmad Yani

CEO at Szeto Accurate Consultants | Accounting Service | Digital Business Transformation | Business Integrator | System Integrator

Saatnya mengalihkan perhatian ke arah pertumbuhan bisnis Anda

Izinkan kami mempercepat dan mengotomatisasi proses akuntansi serta keuangan bisnis, memastikan Anda terus berkembang dengan keyakinan penuh.