Dalam dunia bisnis, terkadang pelanggan melakukan pembayaran yang melebihi jumlah tagihan atau invoice yang seharusnya. Kondisi ini biasa disebut dengan overpay. Jika tidak segera ditangani, overpay bisa membingungkan pencatatan keuangan dan membuat saldo pelanggan tidak sesuai.
Untungnya, di Accurate Online sudah tersedia fitur yang memudahkan Anda untuk mengembalikan overpay dengan cara yang rapi dan tercatat otomatis. Artikel ini akan membahas apa itu overpay, bagaimana cara mengembalikan overpay ke pelanggan di Accurate Online, serta tips agar proses ini berjalan lancar.
Apa Itu Overpay di Accurate Online?
Overpay terjadi ketika pelanggan membayar lebih besar dari nilai invoice yang ditagihkan. Misalnya, invoice senilai Rp 5.000.000 dibayar Rp 5.500.000. Selisih Rp 500.000 inilah yang disebut sebagai overpay.
Di Accurate Online, overpay akan langsung tercatat sebagai saldo lebih pada pelanggan. Nantinya, saldo ini bisa digunakan untuk:
- Mengurangi pembayaran invoice berikutnya.
- Dikembalikan ke pelanggan dalam bentuk refund.
Cara Mengembalikan Overpay ke Pelanggan
Untuk mengembalikan nilai overpay (kelebihan bayar) ke pelanggan di Accurate Online, berikut caranya:
- Masuk ke menu Penjualan | Penerimaan Penjualan, kemudian pilih nama Customer yang ingin dikembalikan nilai overpaynya.
- Pilih bank yang digunakan, lalu centang “Pakai Kredit” dan “Retur Kredit”. Pada bagian bawah Formulir Pembayaran Penjualan tercantum informasi Sisa Kredit-nya, silahkan input nilai yang ingin dikembalikan pada “Nilai Pembayaran”, setelah itu simpan.
- Jurnal atas transaksi pengembalian overpay tersebut adalah sebagai berikut:
Manfaat Mengembalikan Overpay dengan Benar
Mengelola overpay dengan tepat sangat penting untuk menjaga transparansi keuangan. Beberapa manfaatnya antara lain:
- Meningkatkan kepercayaan pelanggan, karena pembayaran mereka tercatat jelas dan kelebihan dana dikembalikan.
- Mencegah kesalahan laporan keuangan, sehingga tidak ada saldo pelanggan yang menggantung.
- Mempermudah rekonsiliasi, karena seluruh transaksi tercatat di Accurate Online tanpa perlu catatan manual tambahan.
Tips Agar Tidak Terjadi Overpay
Walaupun mudah ditangani, lebih baik jika overpay tidak sering terjadi. Beberapa langkah pencegahan yang bisa dilakukan adalah:
- Pastikan bahwa invoice mencantumkan nominal dengan jelas.
- Gunakan metode pembayaran otomatis melalui virtual account untuk meminimalisasi selisih transfer.
- Selalu lakukan pengecekan pembayaran sebelum dikonfirmasi ke sistem.
Ikuti Pelatihan Accurate Online di Szeto Accurate Consultant
Proses mengembalikan overpay memang terlihat sederhana, tetapi jika tidak dilakukan dengan benar bisa mengganggu laporan keuangan perusahaan. Agar lebih paham dan bisa mengelola berbagai fitur keuangan di Accurate Online, ikuti pelatihan bersama Szeto Accurate Consultant.
Hubungi customer service kami sekarang juga untuk mendapatkan pendampingan, pelatihan, dan solusi penggunaan Accurate Online yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Dengan begitu, pengelolaan keuangan perusahaan akan menjadi lebih akurat, transparan, dan efisien.
