Pengertian Sales Order dan Manfaatnya

Dalam dunia bisnis, pengelolaan pesanan merupakan hal penting untuk kelancaran operasional perusahaan. Salah satu dokumen yang umum dalam proses ini adalah sales order. Namun, seringkali terjadi kebingungan antara SO dengan dokumen serupa lainnya. Pada artikel ini akan menjelaskan pengertian dan komponen SO, manfaatnya, serta perbedaannya dengan dokumen serupa.

Pengertian Sales Order (SO)

Sales Order (SO) adalah dokumen yang dihasilkan oleh perusahaan setelah menerima pesanan dari pelanggan. SO mencakup detail seperti jenis barang atau jasa yang dipesan, jumlah, harga, syarat pembayaran, dan tanggal pengiriman yang diinginkan. Dokumen ini merupakan bukti komitmen pembeli untuk melakukan pembelian dan dasar untuk menginisiasi proses pengiriman dan penagihan.

Komponen Penting dalam Sales Order

SO biasanya mencakup informasi berikut ini:

• Nomor sales order: nomor unik untuk mengidentifikasi pesanan tertentu.
• Informasi pelanggan: nama, alamat, dan informasi kontak pelanggan yang melakukan pesanan.
• Deskripsi produk atau jasa: detail tentang produk atau layanan yang dipesan, termasuk spesifikasi, jenis, atau kategori barang.
• Jumlah produk: jumlah unit dari produk yang dipesan.
• Harga dan total biaya: harga per unit dan total keseluruhan biaya, termasuk pajak atau biaya tambahan lainnya.
• Tanggal pengiriman dan pemenuhan: tanggal yang diharapkan untuk pengiriman atau penyelesaian layanan.
• Syarat pembayaran: kondisi pembayaran seperti jatuh tempo dan metode pembayaran yang disepakati.

Manfaat Sales Order

SO memiliki banyak manfaat bagi bisnis Anda, antara lain yaitu:

1. Jelasnya Persetujuan

SO mencatat persetujuan antara penjual dan pembeli mengenai rincian pesanan, mengurangi kemungkinan kesalahpahaman atau sengketa di kemudian hari

2. Perencanaan Produksi dan Persediaan

Dengan memiliki informasi yang jelas tentang permintaan dari pelanggan, perusahaan dapat merencanakan produksi dan manajemen persediaan dengan lebih efisien

3. Memudahkan Pelacakan Pesanan

SO membantu dalam melacak status pesanan, termasuk proses pengiriman dan penagihan, sehingga memastikan bahwa pesanan diproses secara tepat waktu

4. Dasar Penagihan

SO menjadi dasar proses penagihan kepada pelanggan. Dengan memiliki SO yang tercatat, perusahaan dapat memastikan pembayaran dilakukan sesuai kesepakatan

5. Meningkatkan Layanan Pelanggan

Dengan mengelola pesanan melalui SO, perusahaan dapat memberikan layanan lebih baik kepada pelanggan dengan memenuhi pesanan tepat waktu dan dengan akurat

Perbedaan dengan Dokumen Serupa

Meskipun SO sering disamakan dengan dokumen lain seperti Invoice (faktur) atau Purchase Order (PO), sebenarnya ada perbedaan signifikan di antara keduanya:

Sales Order vs. Invoice

SO adalah dokumen yang digunakan saat pesanan ditempatkan, sementara Invoice digunakan setelah pesanan dikirim untuk meminta pembayaran dari pelanggan.

Sales Order vs. Purchase Order 

SO diterbitkan oleh pelanggan untuk memesan barang atau jasa, sedangkan purchase order diterbitkan oleh perusahaan kepada pemasok untuk memesan barang atau jasa yang diperlukan untuk memenuhi pesanan pelanggan.

Sales Order vs. Quotation (Penawaran) 

SO mencatat pesanan yang telah dikonfirmasi, sementara quotation adalah tawaran harga yang diberikan kepada pelanggan sebelum mereka memutuskan untuk melakukan pembelian.

Berikut tadi penjelasan lengkap mengenai sales order. Untuk mempermudah Anda melakukan proses tersebut, Anda dapat menggunakan aplikasi Accurate. Jika Anda penasaran, Anda dapat menanyakannya secara lebih lanjut kepada kami!