Perusahaan dapat memilih untuk hanya mengirim laporan akhir bulan sebagai Invoice untuk semua transaksi yang belum diselesaikan. Jika demikian halnya, pernyataan tersebut harus menunjukkan bahwa tidak ada faktur berikutnya yang akan dikirim.
Secara historis, Invoice telah dicatat di atas kertas, seringkali dengan banyak salinan yang dihasilkan sehingga pembeli dan penjual masing-masing memiliki catatan transaksi untuk catatan mereka sendiri . Saat ini, Faktur yang dihasilkan komputer cukup umum.
Apa Itu yang Dimaksud Invoice?
Invoice adalah dokumen komersial bercap waktu yang merinci dan mencatat transaksi antara pembeli dan penjual. Jika barang atau jasa dibeli secara kredit, Invoice atau faktur biasanya menentukan persyaratan kesepakatan dan memberikan informasi tentang metode pembayaran yang tersedia.
Apa Tujuan Invoice dan Kegunaaan No Invoice?
Invoice biasanya memiliki pengidentifikasi unik yang disebut nomor Invoice yang berguna untuk referensi internal dan eksternal. Faktur biasanya berisi informasi kontak untuk penjual atau penyedia layanan jika terjadi kesalahan terkait dengan penagihan.
Ketentuan pembayaran dapat diuraikan pada faktur, serta informasi yang berkaitan dengan diskon, perincian pembayaran awal, atau biaya keuangan yang dinilai untuk pembayaran terlambat. Ini juga menyajikan biaya unit suatu barang, total unit yang dibeli, pengiriman, penanganan, pengiriman, dan biaya pajak terkait, dan menguraikan jumlah total yang terutang.
Faktur dapat dicetak di kertas sesuai permintaan atau dikirim melalui email ke pihak-pihak yang bertransaksi. Hal ini juga memungkinkan pencarian dan penyortiran transaksi atau tanggal tertentu dengan lebih mudah.
Apa Beda Invoice dan Nota?
Invoice biasanya digunakan untuk bisnis kena pajak, tetapi nota tidak. Harga barang pada faktur dikenakan pajak, dan harga barang pada nota tidak dikenakan pajak. Faktur dicetak secara otomatis, dan biasanya setiap perusahaan memiliki invoice template dalam bentuk elektronik, dan Nota dibuat secara manual dengan kertas dan pulpen.
Jenis-jenis Invoice
Jenis Faktur dapat mencakup tanda terima kertas (Nota), faktur penjualan dan pembelian, Pro Forma dan e-Invoice.
Invoice Pro Forma
Invoice pro forma adalah tagihan penjualan awal yang dikirim ke pembeli sebelum pengiriman atau pengiriman barang. Faktur biasanya akan menjelaskan barang yang dibeli dan informasi penting lainnya seperti berat pengiriman dan biaya transportasi. Faktur pro forma sering ikut bermain dengan transaksi internasional, terutama untuk keperluan bea cukai pada impor.3
Invoice pro-forma adalah perjanjian yang mengikat, meskipun persyaratan penjualan dapat berubah.
Faktur Elektronik (e-Invoice)
Sejak munculnya era komputer, orang dan bisnis merasa lebih mudah untuk mengandalkan faktur elektronik sebagai alternatif dari dokumen kertas, faktur elektronik, atau e-Invoice, adalah bentuk penagihan elektronik untuk menghasilkan, menyimpan, dan memantau dokumen terkait transaksi antara para pihak dan memastikan persyaratan perjanjian mereka terpenuhi.
Contoh Faktur Elektronik
Dokumen elektronik ini dapat mencakup faktur dan kuitansi, pesanan pembelian, nota debit dan kredit, syarat dan instruksi pembayaran, dan slip pengiriman uang. Faktur digital biasanya dikirim melalui email, halaman web, atau aplikasi. Keuntungannya termasuk yang berikut:
- Keabadian dan ketahanan terhadap kerusakan fisik
- Kemudahan mencari dan menyortir nama, istilah, atau tanggal tertentu
- Peningkatan kemampuan audit
- Kemampuan untuk mencetak atau mereproduksi sesuai permintaan
- Kemampuan untuk pengumpulan data dan intelijen bisnis
- Pengurangan penggunaan kertas
- Invoice elektronik mencakup beberapa teknologi dan opsi entri dan digunakan sebagai istilah umum untuk menggambarkan metode apa pun yang digunakan untuk menyajikan faktur secara elektronik kepada pelanggan untuk pembayaran. Beberapa standar e-Invoice, seperti EDIFACT dan UBL, telah dikembangkan di seluruh dunia untuk memfasilitasi adopsi dan efisiensi.
Faktur Penjualan dan Pembelian Usaha
Invoice melacak penjualan produk untuk tujuan pengendalian inventaris, akuntansi dan pajak, yang membantu melacak hutang usaha dan kewajiban serupa yang jatuh tempo. Banyak perusahaan mengirimkan produk dan mengharapkan pembayaran di kemudian hari, sehingga jumlah total yang harus dibayar menjadi akun hutang untuk pembeli dan piutang untuk penjual.
Faktur modern ditransmisikan secara elektronik, bukan berbasis kertas. Jika faktur hilang, pembeli dapat meminta salinan dari penjual. Penggunaan Faktur mewakili keberadaan kredit, karena penjual telah mengirim produk atau memberikan layanan tanpa menerima uang tunai di muka. Faktur berbeda dari pesanan pembelian, yang dibuat sebelum pelanggan memesan barang atau jasa.
Kapan Invoice/Faktur Dikeluarkan?
Invoice dikeluarkan pada waktu dan tanggal yang tertera pada saat barang telah ditagih dan transaksi dicatat secara resmi. Oleh karena itu, tanggal Faktur memiliki informasi penting mengenai pembayaran, karena menentukan durasi kredit dan tanggal jatuh tempo tagihan.
Ini sangat penting untuk entitas yang menawarkan kredit, seperti net 30. Tanggal jatuh tempo sebenarnya dari faktur biasanya 30 hari setelah tanggal faktur. Demikian juga, perusahaan menawarkan kepada pelanggan opsi untuk mengembalikan barang yang biasanya memiliki tenggat waktu berdasarkan jumlah hari tertentu sejak bukti pembelian, seperti yang tertera pada Faktur.
