9 Jenis Bukti Transaksi dalam Akuntansi

Akuntansi merupakan salah satu ilmu yang sering digunakan di berbagai kegiatan karena berhubungan dengan segala transaksi keuangan yang ada. Berbicara mengenai akuntansi, tentu tidak lepas dari pencatatan transaksi. Terdapat beberapa jenis bukti transaksi yang akan membedakan bagaimana langkah pencatatan selanjutnya dalam laporan keuangan. Ketika menjalankan sebuah bisnis, sangat penting untuk memahami bukti transaksi  tersebut. Agar lebih paham mengenai bukti transaksi, berikut jenis dan kegunaannya.

Jenis Bukti Transaksi dalam Akuntansi

1. Faktur Pembelian

Faktur pembelian merupakan bukti tertulis dimana perusahaan melakukan pembelian atas barang tertentu. Di Dalam faktur ini tertera jelas data perusahaan yang menjual dan membeli beserta tanggal transaksinya. Faktur pembelian atau purchase order ini dibuat oleh pihak penjual dan diberikan kepada pihak pembeli bersamaan dengan barang yang dibeli. Beberapa poin yang harus ada pada faktur pembelian antara lain

  • Identitas perusahaan pembeli dan penjual
  • Nama penerima
  • Nomor transaksi
  • Tanggal transaksi
  • Detail barang berupa jenis dan jumlah
  • Harga yang harus dibayar
  • Stempel perusahaan
  • Tenggat waktu (jika transaksi dilakukan dengan kredit)

2. Faktur Penjualan

Sama seperti faktur pembelian, invoice yang satu ini merupakan dokumen dimana berisi tentang transaksi penjualan yaitu antara pembeli dan juga penjual akan suatu barang. Faktur ini berbeda dengan tanda pelunasan karena isi dari faktur ini lebih lengkap. Faktur ini menjadi bukti suatu perusahaan telah melakukan pembelian terhadap perusahaan lain dan menjadi arsip untuk melakukan penagihan dikemudian hari. Selain itu faktur penjualan harus disimpan dengan baik karena digunakan untuk merekap jumlah piutang yang ada. Isi dalam faktur penjualan ini meliputi:

  • Identitas perusahaan pembeli dan penjual
  • Nama penerima
  • Nomor transaksi
  • Tanggal transaksi
  • Detail barang berupa jenis dan jumlah
  • Harga yang harus dibayar
  • NWPW
  • Pajak pertambahan nilai dan pajak barang
  • Stempel perusahaan
  • Tenggat waktu (jika transaksi dilakukan dengan kredit)

3. Faktur Pajak

Bukti transaksi ini merupakan bukti tanda pengusaha telah melakukan pembayaran  dan melakukan pelaporan masa PPN ke Direktorat Jenderal Pajak (DJP). Ketika suatu saat dilakukan audit atau pemeriksaan oleh pihak yang berkepentingan, maka faktur ini dapat ditunjukkan sebagai bukti patuh kepada aturan negara. Bukti ini biasanya dibuat rangkap agar memudahkan ketika menyusun laporan keuangan. Komponen yang terdapat pada faktur pajak antara lain:

  • Nama, alamat dan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) yang menyerahkan BKP.
  • Jenis BKP yang diserahkan.
  • Harga jual yang sudah memfaktorkan Pajak Pertambahan Nilai (PPN) atau besaran PPN dicatatkan secara terpisah.
  • Pajak Penjualan atas Barang Mewah (PPnBM) yang dipungut.
  • Kode, nomor seri dan tanggal pembuatan faktur.

4. Bukti Transaksi Nota Retur

Ada dua jenis nota untuk retur  dalam laporan keuangan yaitu retur penjualan dan pembelian. Nota retur merupakan sebuah dokumen yang dibuat untuk dijadikan bukti bahwa telah dilakukan pengembalian atas barang yang telah dijual maupun dibeli.  Biasanya retur ini dikarenakan adanya kecacatan produk atau karena nominal dan barang yang salah. Selain itu, hanya barang yang rusak dari penjual dan bukan merupakan kesengajaan yang bisa diretur. Berikut ini hal yang harus ada pada nota retur:

Related Post
  • Nomor urut nota retur penjualan
  • Tanggal pembuatan nota retur penjualan
  • Nomor, kode, dan tanggal faktur pajak dari barang kena pajak yang dikembalikan
  • Nama, alamat dan NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak) dari pembeli
  • Nama, alamat dan NPWP dari penjual
  • Nama atau jenis barang dan harga barang yang akan diretur
  • PPN atas barang kena pajak yang diretur
  • Nama dan tanda tangan yang berhak menandatangani nota retur dari pihak pembeli

5. Bukti Transaksi Kas Keluar

Bukti ini menunjukkan pengeluaran kas dari perusahaan. Biasanya kas keluar digunakan untuk membiayai baik perlengkapan, peralatan, maupun segala hal yang berhubungan dengan kebutuhan perkantoran. Bukti ini biasanya berisi keterangan sebuah perusahaan, tanggal kejadian, keterangan, nama, jasa yang digunakan, dan jumlah uang yang dikeluarkan. Agar dokumen bisa dapat dipertanggungjawabkan dibutuhkan tanda tangan dari bagian keuangan  seperti halnya kasir, manajer keuangan, atau pihak yang memiliki otoritas keuangan di perusahaan. Bukti ini nantinya digunakan untuk menyusun kas kecil atau pengeluaran perusahaan dalam jumlah kecil. 

6. Bukti Transaksi Kas Masuk

Bukti transaksi kas masuk adalah dokumen yang menunjukkan adanya uang tunai yang diterima oleh perusahaan. Bukti ini biasanya digunakan oleh perusahaan untuk pengarsipan dan hanya digunakan pihak internal. Bukti ini penting sebagai sarana penulisan bukti kwitansi. Format bentuk dari kas masuk ini hampir sama dengan kas keluar. Yang membedakan hanya asal dan jumlah uang saja. Kas masuk ini bisa berasal dari pembayaran tunai yang dilakukan customer, investasi, bunga, dan lainnya. 

7. Bukti Setoran Bank

Bukti ini bisa dibuat oleh pihak perusahaan atau langsung dari bank itu sendiri. Untuk perusahaan besar, biasanya dari pihak  bank akan memberikan bukti setoran bank untuk memudahkan perusahaan yang selalu melakukan transaksi sehingga tidak perlu repot mengisi slip setoran saat berada di bank. Karena bukti setoran bank biasanya rangkap, tentu hal ini bisa menjadi arsip langsung bagi perusahaan. Bukti ini nantinya akan digunakan sebagai salah satu bukti kas keluar dan bukti pelunasan. Format untuk setoran bank ini berbeda-beda tergantung pihak yang membuat, namun pada dasarnya isinya hampir sama yaitu:

  • Nama dan nomor rekening dari penyetor
  • Pihak yang menerima setoran
  • Jumlah uang yang akan disetor
  • Tanda tangan pemilik rekening penyetor.

8. Kwitansi

Bukti transaksi yang satu ini sudah tidak asing lagi dan sering dijumpai secara umum. Kwitansi merupakan salah satu bukti bahwa transaksi pembayaran yang telah dilakukan. Untuk pemakai dari kwitansi sendiri, bukti pengarsipan berada di sebelah kiri dengan bentuk lebih kecil. Namun untuk pihak yang melakukan pembayaran akan menerima bukti kwitansi yang besar berdasarkan tujuan dari pembayaran yang dilakukan. Bukti yang satu ini perlu ditandatangani dalam menggunakan materai agar bisa digunakan untuk kekuatan hukum. Kwitansi juga perlu diarsipkan tersendiri atau bahkan digunakan agar bisa diarsipkan lebih aman karena ukurannya yang relatif kecil. Pastikan untuk segera menggandakan ketika telah melakukan pembayaran dan menerima kwitansi. Kwitansi ini digunakan untuk laporan keuangan dan masuk dalam kas keluar.

9. Memo

Bukti memo adalah dokumen internal yang digunakan oleh perusahaan untuk mencatat dan melacak transaksi bisnis. Bukti memo bukan dokumen resmi seperti faktur atau kwitansi yang dikirim ke pihak eksternal, tetapi lebih sebagai catatan internal yang mencatat peristiwa atau aktivitas tertentu. Bukti memo biasanya mencatat hal-hal seperti penyesuaian inventaris, koreksi kesalahan transaksi, atau pembaruan informasi internal. Meskipun bukti memo penting untuk menjaga catatan yang akurat tentang aktivitas bisnis, namun memo tidak dianggap sebagai bukti yang sah dalam hal audit atau pelaporan ke pihak eksternal. Sebagai gantinya, mereka membantu dalam manajemen internal dan pelacakan transaksi bisnis.

Recent Posts