Dalam sebuah transaksi, adakalanya barang yang diberikan oleh penjual tidak sesuai dengan apa yang dipesan oleh pembeli. Kondisi semacam ini dapat diselesaikan secara baik-baik oleh kedua belah pihak melalui pencatatan pada sebuah nota kredit. Nota kredit atau credit note adalah sebuah dokumen atau berkas yang membuktikan bahwa adanya pengurangan piutang usaha. Tidak menutup kemungkinan juga bahwa akan terjadi proses pengembalian barang dari pembeli ke penjual. Sebagai bukti transaksi yang sah, nota ini ditandatangani oleh pihak penjual dan dikeluarkan dalam dua rangkap. Rangkap pertama atau lembar yang asli biasanya diserahkan kepada pembeli dan rangkap kedua yang merupakan salinan nya akan disimpan oleh penjual.
Fungsi Nota Kredit
Penerbitan credit note ini memiliki beberapa fungsi atau manfaat baik dari sisi penjual maupun pembeli. Berikut ini penjelasan lengkap mengenai beberapa fungsinya:
1. Mencatat kesalahan yang terjadi
Kesalahan adalah suatu hal yang cukup sering terjadi dalam sebuah bisnis. Namun agar hal tersebut tidak terulang kembali maka kesalahan yang terjadi khususnya saat proses penjualan harus dicatat dalam credit note. Dengan dicatatnya kesalahan yang terjadi pada nota, maka pelaku bisnis bisa mengevaluasi agar hal tersebut tidak terjadi lagi di masa yang akan datang.
2. Tertib dalam hal administrasi
Semua yang terjadi pada perusahaan akan lebih tertib jika terdapat laporan tertulisnya. Hal ini untuk mempermudah jika suatu saat harus melihat kembali transaksi yang telah terjadi. Oleh karena itu, nota ini akan membantu para pelaku bisnis untuk tertib secara administrasi dan sesuai dengan standar akuntansi yang ada di Indonesia. Jadi semua hal yang berkaitan dengan transaksi barang akan tercatat secara rapi dalam credit note.
3. Memberikan jaminan kepada klien dalam bertransaksi
Klien merupakan bagian penting yang bisa membuat sebuah bisnis terus berkembang. Oleh karena itu, hubungan yang baik antara perusahaan dan klien harus terus dijaga. Salah satu caranya yaitu dengan memberikan jaminan keamanan dalam bertransaksi. Dikeluarkannya credit note oleh pelaku bisnis kepada pembeli dapat memberikan kepercayaan yang lebih sehingga mereka merasa aman saat akan berbelanja atau membeli barang. Hal ini karena jika terjadi sesuatu hal pada barang yang akan dibeli maka penjual bersedia untuk mengurangi piutangnya atau memberikan pengembalian.
4. Dapat terhindar dari laporan keuangan yang tidak masuk akal
Setiap bisnis pasti harus melaporkan dan memeriksa keadaan keuangannya minimal setahun sekali. Tak jarang pada masa ini muncul angka-angka transaksi yang tidak masuk akal dan tidak diketahui sumbernya darimana. Hal ini bisa terjadi ketika pelaku bisnis kurang peduli terhadap pencatatan nota dan bukti transaksi. Oleh karena itu untuk meminimalisir hal tersebut, maka pengusaha harus membuat catatan terhadap transaksi apapun yang terjadi seperti credit note.
5. Menunjukan bahwa pelaku bisnis bertanggung jawab
Fungsi yang terakhir yaitu untuk menunjukkan kepada pihak pembeli atau konsumen bahwa pelaku bisnis atau penjual memang bertanggung jawab. Dengan adanya credit note ini maka hal itu membuktikan bahwa pihak perusahaan tidak akan lari dari kesalahan yang telah diperbuatnya dan akan memberikan kompensasi.
Cara Kerja Nota Kredit
Credit nore tidak dapat langsung dikeluarkan begitu saja dan masalah selesai. Cara kerja nota kredit ini melibatkan beberapa langkah antara lain yaitu:
1. Identifikasi kesalahan atau pengembalian barang
Awal dari proses ini yaitu ketika teridentifikasi adanya kesalahan pada faktur yang telah dikeluarkan oleh penjual atau ada barang yang dikembalikan oleh pembeli karena berbagai alasan, seperti kerusakan atau ketidaksesuaian dengan pesanan.
2. Penerbitan nota kredit
Setelah kesalahan atau pengembalian barang dikonfirmasi, maka penjual akan menerbitkan nota kredit. Credit note ini akan mencantumkan beberapa detail seperti jumlah uang yang dikreditkan ke akun pembeli, alasan penerbitan, dan juga informasi lainnya yang relevan.
3. Pengiriman nota kredit ke pembeli
Credit note yang telah dibuat kemudian dikirimkan kepada pembeli, baik secara fisik melalui pos atau secara elektronik melalui email dan lainnya, tergantung pada jenis praktik bisnis yang dijalankan.
4. Penyesuaian akuntansi
Setelah credit note diterbitkan, maka penjual akan melakukan penyesuaian dalam catatan akuntansinya. Hal ini melibatkan pengurangan jumlah yang tercantum dalam nota kredit dari total piutang yang harus diterima dari pembeli. Di sisi pembeli, mereka juga akan melakukan penyesuaian serupa dalam catatan akuntansinya, mengurangi jumlah yang terhutang kepada pihak penjual.
5. Penyelesaian atau pembayaran
Jika setelah diterbitkannya nota kredit masih ada sisa tagihan yang harus dibayarkan oleh pembeli, maka pembeli akan membayar sisa tagihan tersebut sesuai dengan syarat pembayaran yang telah disepakati kedua belah pihak sebelumnya. Namun jika nota kredit telah sepenuhnya menutupi total tagihan, maka tidak ada pembayaran lebih lanjut yang diperlukan dari pihak pembeli.
6. Dokumentasi dan rekonsiliasi
Baik penjual maupun pembeli harus mendokumentasikan transaksi nota kredit ini ke dalam catatan keuangan mereka untuk tujuan rekonsiliasi di masa depan dan memastikan bahwa semua transaksi telah dicatat dengan benar dalam catatan keuangan masing-masing.
Contoh Nota Kredit
Tidak ada bentuk baku dari nota kredit, namun terdapat beberapa informasi nota yang wajib dicantumkan dalam credit note, antara lain yaitu:
- Nama PKP penjual.
- Nama PKP yang dituju atau PKP pembeli.
- Nomor nota kredit.
- Tanggal pembuatan nota kredit.
- Keterangan jumlah barang yang dikreditkan
- Jenis barang yang dikreditkan.
- Harga barang per unit.
- Total harga barang yang dikreditkan.
- Nama dan tanda tangan penjual.
Berikut ini adalah contoh credit note / nota kredit secara umum:
