Procurement dan Purchasing adalah dua istilah yang kerap dianggap mirip, namun keduanya memiliki peran yang berbeda dalam pengadaan barang dan jasa di perusahaan. Meskipun terkait erat, perbedaan antara keduanya perlu dipahami secara lebih mendalam.
Perbedaan Tugas Procurement dan Purchasing di Perusahaan
1. Pengertian Procurement dan Purchasing
Procurement adalah proses pengadaan barang dan jasa dari vendor atau pihak ketiga. Ini melibatkan identifikasi kebutuhan perusahaan, pemilihan vendor yang sesuai, dan penutupan kontrak. Di sisi lain, Purchasing adalah serangkaian tindakan yang lebih sederhana, seperti pemesanan, pembelian, penerimaan, dan pembayaran barang dan jasa.
2. Tujuan Akhir Pengadaan dan Pembelian
Tujuan akhir Procurement adalah mengidentifikasi dan memenuhi kebutuhan perusahaan dengan memastikan bahwa proses pengadaan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan finansial perusahaan. Sementara itu, Purchasing bertujuan untuk membeli barang dan jasa dengan harga yang paling efisien untuk perusahaan, seringkali melalui negosiasi dengan vendor.
3. Cara Menilai Barang dan Jasa
Proses Procurement lebih menitikberatkan pada kualitas dan nilai barang atau jasa daripada pada harganya. Purchasing, di sisi lain, cenderung lebih fokus pada harga, asalkan barang dan jasa sesuai dengan spesifikasi yang diperlukan.
4. Waktu Keterlibatan Procurement dan Purchasing
Procurement terlibat sejak awal hingga akhir proses pengadaan, dari mengidentifikasi kebutuhan hingga penutupan kontrak dan pelacakan pengiriman. Purchasing, di sisi lain, hanya terlibat dalam tahap pemesanan, pengiriman, dan pembayaran.
5. Hubungan dengan Vendor
Procurement berusaha membangun hubungan jangka panjang dengan vendor untuk mempermudah proses pengadaan di masa depan. Hubungan yang baik dapat membawa manfaat seperti harga yang lebih murah dan termin pembayaran yang lebih panjang. Sementara itu, Purchasing cenderung memiliki hubungan yang lebih transaksional dengan vendor, berfokus pada aspek pembelian saat ini.
6. Proses Purchasing dalam Procurement
Purchasing sebenarnya merupakan salah satu proses dalam Procurement. Tugas-tugas dalam Purchasing meliputi pemilihan vendor yang sesuai, pembuatan Purchase Order (PO), pemantauan pengiriman, penerimaan barang, pengecekan dokumen transaksi, hingga pelunasan tagihan dan faktur.
Dalam kesimpulan, Pengadaan dan Pembelian memiliki perbedaan yang signifikan dalam fokus, metode, dan tujuan akhirnya. Procurement lebih kompleks karena mencakup seluruh proses pengadaan, sementara Purchasing adalah bagian dari proses tersebut yang lebih berorientasi pada tindakan pembelian. Meskipun demikian, keduanya memiliki peran penting dalam menjaga kelancaran operasi perusahaan dalam memenuhi kebutuhan barang dan jasa.
