Perangkat lunak atau software merupakan istilah yang sudah tidak asing lagi saat ini. Perkembangan software yang semakin pesat juga telah membantu banyak orang dalam berbagai bidang, salah satunya yaitu bisnis. Perusahaan yang menggunakan software dalam mengelola bisnisnya telah terbukti mendapatkan banyak keuntungan dan berkembang dengan lebih cepat. Artikel ini akan membahas beberapa manfaat penggunaan software untuk bisnis dan jenis software yang dapat meningkatkan produktivitas bisnis Anda.
Manfaat Penggunaan Software untuk Bisnis
Penggunaan software dalam sebuah bisnis tentu saja akan sangat membantu mempermudah para pekerja dan pihak manajemen. Tidak hanya dapat menghemat waktu dan tenaga namun juga dapat mempercepat pertumbuhan bisnis Anda. Berikut beberapa manfaat yang dapat Anda rasakan apabila menggunakan software untuk bisnis.
1. Menyederhanakan pekerjaan
Salah satu tujuan menggunakan software untuk bisnis tentu saja karena ingin meninggalkan cara-cara manual yang melelahkan menjadi cara yang lebih praktis dan ringkas. Software tidak hanya mempermudah dan mempercepat namun juga membantu meminimalisir terjadinya human-error apalagi jika bisnis yang dijalankan merupakan bisnis berskala menengah hingga besar.
2. Menghemat biaya operasional
Penggunaan software juga membuat Anda tidak perlu mengeluarkan banyak biaya operasional karena semua cara manual telah dialihkan ke sistem digital yang terotomatisasi. Banyak pengusaha yang masih takut untuk menggunakan software dalam bisnisnya karena harganya yang tergolong mahal. Padahal kalau dilihat dari perspektif lain, penggunaan software meruapakan sebuah investasi bagi bisnis. Anda bisa lebih berfokus pada inovasi dan strategi untuk mengembangkan bisnis tanpa perlu repot mengurus operasional secara manual yang menghabiskan banyak waktu Anda.
3. Solusi penyimpanan data
Penggunaan software dalam bisnis juga bisa menjadi solusi dalam penyimpanan data perusahaan. Jika perusahaan Anda sudah beroperasi untuk waktu yang lama, sangat tidak disarankan menyimpan data dan dokumen dalam bentuk fisik atau kertas karena akan membutuhkan banyak ruang untuk menyimpannya dan akan sulit menemukan dokumen dalam waktu cepat. Keuntungan menyimpan data dalam bentuk digital yaitu bisa diakses dengan lebih mudah dari mana saja dan kapan saja.
4. Memudahkan analisa pasar dan pelanggan
Semua data pelanggan yang tersimpan di dalam software, nantinya dapat digunakan sebagai informasi untuk berkomunikasi kepada pelaggan seperti memberi kabar promo, kabar maintenance server, maupun ucapan selamat ulang tahun kepada pelanggan. Data pelanggan juga dapat digunakan sebagai bahan analisa dalam menempatkan target market seperti jenis kelamin, usia, asal daerah, dll. Dengan menggunakan software, pengelompokan pelanggan dapat dilakukan dengan mudah sehingga komunikasi dapat dilakukan dengan lebih personal.
5. Mempercepat pengambilan keputusan
Semua data yang tersimpan di software sangat membantu pihak yang berkepentingan seperti pihak manajemen atau marketing dalam mempercepat pengambilan keputusan bisnis untuk kedepannya. Jika keputusan dapat diambil dengan cepat, maka bisnis Anda juga dapat berkembang dengan lebih cepat dibandingkan dengan kompetitor Anda.
Jenis Software Yang Penting Untuk Membantu Meningkatkan Produktivitas Bisnis
Dengan semakin pesatnya perkembangan teknologi, banyak perusahaan yang mulai menggunakan software untuk membantu mengelola bisnis mulai dari mengelola stock barang, manajemen keuangan, manajemen karyawan, dll. Berikut jenis software yang biasa digunakan oleh perusahaan untuk membantu meningkatkan produktivitas bisnis Anda.
1. Software point of sales (POS)
Software point of sales (POS) adalah salah satu software wajib bagi Anda yang baru memulai bisnis, terutama jika bisnis Anda bersifat offline seperti retail dan restaurant. Software ini dapat membantu Anda mengelola inventaris, menerima pembayaran, dan melakukan pelacakan keuntungan dengan lebih efisien. Kegunaan software POS untuk bisnis antara lain:
- Meningkatkan efisien operasional melalui otomatisasi transaksi penjualan dan manajemen inventaris
- Meningkatkan akurasi data dan mengurangi human-error dalam perhitungan stok barang dan harga
- Meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memberikan pengalaman pembayaran yang lebih cepat dan mudah
Salah satu software POS yang dapat Anda gunakan yaitu software Accurate POS dari Szeto Accurate. Dengan menggunakan Accurate POS, pengelolaan bisnis dapat dilakukan dengan lebih efisien. Selain itu, Accurate POS juga dapat terintegrasi dengan Accurate Online secara otomatis saat terhubung dengan jaringan internet.
2. Software akuntansi
Tidak dipungkiri bahwa kegiatan mencatat keuangan dalam bisnis merupakan hal yang paling sensitif dalam bisnis. Semakin besar bisnis maka jumlah kas masuk dan keluar juga akan semakin banyak dan akan sulit untuk memonitor secara manual. Software akuntansi akan membantu bisnis Anda dalam mengelola dan memproses informasi keuangan seperti pencatatan transaksi, pembuatan laporan keuangan, manajemen anggaran hingga pengambilan keputusan bisnis. Kegunaan software akuntansi untuk bisnis antara lain:
- Mempermudah pencatatan transaksi keuangan
- Membuat laporan keuangan yang akurat dan terkini
- Membantu dalam manajemen anggaran dan pengeluaran bisnis
- Mengoptimalkan pengelolaan aset dan utang piutang
Salah satu software akuntasi terbaik yang dapat Anda gunakan yaitu software Accurate Online dari Szeto Accurate. Dengan menggunakan Accurate Online, Anda bisa mengelola keuangan bisnis Anda dimana saja dan kapan saja. Jika Anda masih ragu, Anda bisa mencoba demo gratis kami sekarang juga dengan mengisi form demo ini!
3. Software manajemen inventaris (stock barang)
Ketika Anda mulai berjualan dalam jumlah yang banyak, Anda memerlukan software untuk mengelola inventaris stok barang bisnis Anda. Hal ini penting untuk mencegah overselling atau ketika Anda menerima pesanan yang melebihi kuantitas stok yang Anda miliki. Software manajemen stok barang biasanya digunakan untuk mengelola semua aspek persediaan seperti penerimaan barang, pengiriman barang, pemantauan stok, dan pembaruan persediaan. Kegunaan software manajemen inventaris untuk bisnis antara lain:
- Meningkatkan efisiensi pengelolaan kesediaan barang
- Meminimalisir kerugian akibat persediaan barang yang tidak dikelola dengan baik
- Mempercepat pengambilan keputusan terkait persediaan barang
4. Software human resource manajement (HRM)
Software human resource manajemen (HRM) bertujuan untuk membantu manajemen sumber daya manuasia di dalam perusahaan. Software ini biasanya digunakan untuk mengelola data karyawan, seperti informasi personal, data pekerjaan, gaji, absensi, jadwal kerja, dan pelatihan. Kegunaan software HRM untuk bisnis antara lain:
- Mengelola data karyawan
- Mempercepat proses administrasi, seperti pengajuan cuti, penggajian, dan pelaporan
- Memonitor performa karyawan dan memberikan pelatihan yang diperlukan
5. Software customer relationship manajement (CRM)
Sebuah perusahaan yang memiliki banyak pelanggan membutuhkan software CRM untuk mengelola pelanggan dan segala masalah yang mereka temui. Software ini biasanya digunakan oleh tim support dan marketing untuk mengelola data pelanggan seperti riwayat pembelian, kebiasaan membeli pelanggan, dan preferensi pelanggan. Kegunaan software CRM untuk bisnis antara lain:
- Membantu meningkatkan kepuasan pelanggan dan mempertahankan pelanggan yang sudah ada
- Mengelola data pelanggan dan mempercepat proses komunikasi dengan pelanggan, seperti pemberian penawaran atau pengiriman informasi terbaru mengenai produk atau layanan yang ditawarkan
- Membantu perusahaan dalam menganalisis data pelanggan dan mengidentifikasi peluang bisnis baru
