NBH adalah: Nota Barang Hilang dan Proses Cara Menggantinya

NBH (Nota Barang Hilang) adalah dokumen yang dibuat untuk melaporkan kehilangan barang dan memulai proses penanganannya. Dalam sistem manajemen inventaris, NBH memegang peranan penting dalam mengatur dan mengawasi keberadaan barang serta mengurangi risiko kehilangan. Dalam artikel ini, kita akan menjelajahi lebih lanjut tentang NBH dan mengapa penting untuk mengimplementasikannya dalam manajemen inventaris.

Apa itu NBH (Nota Barang Hilang)?

NBH adalah formulir atau dokumen yang digunakan untuk melaporkan kehilangan barang. Dokumen ini berisi informasi rinci tentang barang yang hilang, termasuk deskripsi barang, waktu dan tempat kehilangan, serta nilai barang yang hilang. NBH mencatat kejadian kehilangan dan memungkinkan langkah-langkah penanganan yang tepat untuk dilakukan.

Kenapa NBH penting dalam sistem manajemen inventaris?

NBH memiliki peran krusial dalam sistem manajemen inventaris. Berikut adalah beberapa alasan mengapa Nota Barang Hilang penting:

• Meningkatkan akurasi dan transparansi inventaris
  Dengan menggunakan Nota Barang Hilang, perusahaan dapat memperoleh data yang akurat tentang kehilangan barang. Informasi yang tercatat dalam NBH memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi tren dan pola kehilangan barang, serta mengevaluasi sistem dan proses inventarisasi yang ada. Hal ini membantu meningkatkan akurasi dan transparansi inventaris secara keseluruhan.
• Mengurangi kerugian akibat kehilangan barang
  Dalam lingkungan bisnis, kehilangan barang dapat menyebabkan kerugian finansial yang signifikan. Dengan adanya Nota Barang Hilang, perusahaan dapat segera mengambil tindakan untuk menemukan dan memulihkan barang yang hilang. Langkah-langkah yang cepat dan efektif dapat mengurangi dampak kerugian dan meminimalkan kerugian yang timbul.
• Mempermudah proses pencarian dan pelacakan barang yang hilang
  Nota Barang Hilang mencatat detail barang yang hilang, seperti deskripsi yang rinci dan bukti pendukung. Informasi ini sangat berharga dalam memudahkan proses pencarian dan pelacakan barang yang hilang. Nota Barang Hilang membantu pihak yang berwenang, seperti kepolisian atau departemen keamanan internal, dalam mengarahkan upaya mereka untuk menemukan barang yang hilang dan mengembalikannya kepada pemiliknya.

Prosedur Pembuatan NBH

• Identifikasi kehilangan barang
  Langkah pertama dalam pembuatan Nota Barang Hilang adalah mengidentifikasi kehilangan barang. Pelapor harus menyadari adanya kehilangan dan memverifikasi bahwa barang tersebut tidak dapat ditemukan. Identifikasi yang cepat dan akurat penting untuk memastikan bahwa proses penanganan dapat segera dimulai.
• Melapor ke pihak yang berwenang
  Setelah mengidentifikasi kehilangan barang, pelapor harus melaporkan kejadian tersebut kepada pihak yang berwenang. Misalnya, jika kehilangan terjadi di tempat kerja, pelapor harus menghubungi departemen keamanan atau manajer yang bertanggung jawab atas inventarisasi barang.
• Mengumpulkan bukti dan informasi yang relevan
  Pada tahap ini, pelapor harus mengumpulkan semua bukti dan informasi yang relevan terkait kehilangan barang. Hal ini meliputi deskripsi barang yang hilang, nilai barang, waktu dan tempat kehilangan, serta bukti pendukung seperti foto atau faktur. Semakin lengkap dan akurat informasi yang dikumpulkan, semakin baik proses penanganan kehilangan barang nantinya.
• Mengisi formulir NBH dengan lengkap dan akurat
  Setelah memiliki semua informasi yang diperlukan, pelapor harus mengisi formulir NBH dengan lengkap dan akurat. Formulir NBH biasanya tersedia dari pihak yang berwenang atau departemen terkait. Pelapor harus memastikan bahwa semua kolom diisi dengan benar dan tidak ada informasi yang terlewat.
• Menyerahkan NBH kepada pihak yang berwenang
  Langkah terakhir adalah menyerahkan NBH kepada pihak yang berwenang. Dokumen ini akan menjadi acuan dalam proses penanganan kehilangan barang. Pelapor harus menyerahkan NBH kepada departemen yang bertanggung jawab atau pihak yang ditunjuk untuk menangani kehilangan barang.

Informasi yang Harus Terdapat dalam NBH

• Identitas pelapor dan kontak yang dapat dihubungi
  NBH harus mencantumkan identitas pelapor, termasuk nama lengkap, alamat, nomor telepon, dan alamat email. Informasi kontak yang jelas dan akurat penting untuk memastikan komunikasi yang efektif selama proses penanganan kehilangan barang.
• Deskripsi barang yang hilang secara detail
  NBH harus memuat deskripsi barang yang hilang dengan sejelas mungkin. Informasi yang relevan mencakup merek, model, nomor seri, warna, ukuran, dan ciri khusus lainnya. Semakin rinci deskripsi barang, semakin mudah proses pencarian dan pelacakan barang yang hilang.
• Waktu dan tempat kehilangan barang
  NBH harus mencatat waktu dan tempat kehilangan barang yang akurat. Informasi ini membantu dalam menentukan area pencarian dan mempersempit jangkauan investigasi. Jika kehilangan barang terjadi di tempat umum, seperti stasiun atau pusat perbelanjaan, mencantumkan detail lokasi yang spesifik juga bermanfaat.
• Nilai barang yang hilang
  NBH harus mencantumkan nilai barang yang hilang. Informasi ini penting dalam menentukan tingkat prioritas dan upaya yang akan dilakukan dalam proses penanganan. Nilai barang juga menjadi acuan untuk pemulihan kerugian yang mungkin terjadi.
• Bukti pendukung (jika ada)
  Jika ada bukti pendukung yang mendukung laporan kehilangan barang, seperti foto barang atau faktur pembelian, NBH harus mencantumkannya. Bukti pendukung ini dapat memberikan petunjuk tambahan dalam proses pencarian dan memperkuat keabsahan laporan kehilangan.

Proses Setelah Pembuatan NBH

• Penyelidikan dan pencarian barang yang hilang
  Setelah NBH dibuat, pihak yang berwenang akan melakukan penyelidikan dan pencarian barang yang hilang. Langkah ini melibatkan pemantauan, wawancara, analisis data, dan tindakan investigatif lainnya. Tujuannya adalah menemukan barang yang hilang dan mengembalikannya kepada pemiliknya.
• Komunikasi antara pihak berwenang dan pelapor
  Selama proses pencarian, komunikasi antara pihak yang berwenang dan pelapor sangat penting. Pihak yang berwenang harus memberikan pembaruan tentang perkembangan pencarian dan memberikan arahan jika diperlukan. Pelapor harus menjaga komunikasi yang terbuka dan siap untuk memberikan informasi tambahan jika diminta.
• Pemulihan barang yang hilang
  Jika barang yang hilang berhasil ditemukan, pihak yang berwenang akan melakukan pemulihan barang. Proses ini melibatkan verifikasi kepemilikan dan pemulihan barang kepada pemiliknya. Langkah-langkah keamanan dan prosedur yang ditetapkan akan diikuti untuk memastikan pemulihan yang aman dan efektif.
• Penanganan sanksi atau tindakan yang sesuai
  Jika kehilangan barang disebabkan oleh tindakan yang melanggar aturan atau kebijakan perusahaan, pihak yang berwenang akan menentukan sanksi atau tindakan yang sesuai terhadap pelaku. Hal ini bertujuan untuk mencegah kejadian serupa di masa depan dan menegakkan disiplin dalam manajemen inventaris.

Contoh Sistem Penggantian NBH (Nota Barang Hilang)

NBH (Nota Barang Hilang) dapat menjadi hal yang menakutkan bagi karyawan, karena kehilangan barang bukan hanya dicatat dalam nota tersebut, tetapi juga menjadi tanggung jawab karyawan.

Secara sederhana, nilai NBH yang telah dikurangi dari Biaya Total Kehilangan (BTK) harus diganti oleh karyawan yang bekerja di toko ritel tersebut. Terdapat dua model penggantian, yaitu sistem potong gaji dan sistem utang.

Sistem Potong Gaji

Metode pertama untuk penggantian NBH adalah dengan memotong gaji karyawan. Sejumlah NBH akan dipotong dari gaji karyawan pada bulan tersebut.

Sebagai contoh, toko ritel Maju Jaya melakukan stock opname pada akhir Juni 2023. Dalam stock opname tersebut, terdapat selisih jumlah barang antara jumlah fisik yang lebih sedikit daripada data komputer. Persentase selisih melebihi BTK, dengan nilai selisih sebesar Rp500.000.

Jumlah karyawan yang bekerja di toko Maju Jaya adalah lima orang. Oleh karena itu, nilai NBH yang harus diganti oleh setiap karyawan dapat dihitung sebagai berikut:

NBH = Nominal selisih barang : Jumlah karyawan

NBH = Rp500.000 : 5

NBH = Rp100.000

Dengan demikian, gaji setiap karyawan untuk bulan Juni 2023 akan dipotong sebesar Rp100.000.

Banyak bisnis mengenakan kewajiban penggantian NBH kepada karyawan.

Sistem Utang

Selain memotong gaji langsung, ada perusahaan yang menjadikan NBH sebagai utang karyawan kepada toko. Dalam sistem ini, gaji karyawan pada bulan berjalan tidak akan dipotong atau diterima secara penuh, tetapi NBH dicatat sebagai utang yang harus dibayar oleh karyawan pada akhir masa kerjanya.

Mari kita kembali pada contoh NBH sebesar Rp500.000 di atas! Jika toko Maju Jaya menerapkan sistem utang, karyawan tidak akan menerima seluruh gaji mereka pada bulan tersebut, tetapi sejumlah NBH akan dicatat sebagai utang yang akan dikurangi dari gaji terakhir mereka.

Misalnya, Malik adalah salah satu karyawan di toko Maju Jaya di Tangerang. Malik mulai bekerja pada Juni 2023 dengan gaji sesuai Upah Minimum Kota Tangerang (UMK), yaitu Rp4.584.519.

Seperti yang telah diketahui, pada bulan Juni 2021 terdapat NBH sebesar Rp500.000 yang dibagi di antara karyawan. Sebagai hasilnya, setiap karyawan harus menanggung utang sebesar Rp100.000 kepada toko Maju Jaya.

Malik bekerja di toko Maju Jaya hingga Februari 2022. Selama masa kerja tersebut, setiap bulan terdapat NBH yang melebihi BTK. Karena itu, kewajiban pengembalian NBH terus bertambah.

Berikut adalah rincian perhitungan NBH yang menjadi tanggung jawab Malik mulai dari Juni 2021 hingga Februari 2022:

Dari catatan NBH di atas, Malik memiliki utang sebesar Rp700.000 kepada toko Maju Jaya. Oleh karena itu, pada saat menerima gaji terakhir, Malik hanya akan menerima uang sejumlah Rp3.884.519.

Jumlah ini diperoleh dari nominal gaji yang seharusnya diterima Malik dikurangi dengan total NBH selama sembilan bulan bekerja di toko ritel Maju Jaya.

Nota barang hilang adalah kebijakan yang memindahkan tanggung jawab atas kehilangan barang kepada karyawan, dengan asumsi bahwa kehilangan barang selalu disebabkan oleh kesalahan karyawan.

Dampaknya adalah karyawan merasa dirugikan karena kehilangan barang belum tentu disebabkan oleh kelalaian karyawan.

Tips Menghindari Kehilangan Barang

1. Implementasikan sistem manajemen inventaris yang efektif
2. Menerapkan sistem manajemen inventaris yang efektif adalah langkah pertama untuk menghindari kehilangan barang. Memiliki sistem yang terorganisir dan terstruktur membantu memantau pergerakan barang, meminimalkan kesalahan inventaris, dan mengidentifikasi potensi kehilangan lebih awal.
3. Lakukan inventarisasi secara teratur
4. Melakukan inventarisasi secara teratur adalah praktik yang penting dalam mencegah kehilangan barang. Dengan melakukan inventarisasi secara rutin, perusahaan dapat memverifikasi keberadaan barang dan menemukan potensi kehilangan dengan cepat. Inventarisasi yang teratur juga membantu mengidentifikasi kelemahan dalam sistem inventarisasi yang ada.
5. Gunakan tanda pengenal dan pelabelan pada barang
6. Menggunakan tanda pengenal dan pelabelan pada barang adalah cara efektif untuk meminimalkan risiko kehilangan. Dengan memberikan tanda pengenal yang jelas, seperti stiker atau label yang mencantumkan nama atau nomor identifikasi barang, memudahkan identifikasi dan pengenalan barang secara visual.
7. Tingkatkan keamanan dan pengawasan terhadap barang berharga
8. Barang-barang berharga harus diberikan tingkat keamanan dan pengawasan yang lebih tinggi. Misalnya, menggunakan brankas atau loker khusus untuk menyimpan barang berharga, mengatur akses yang terbatas, dan memantau pergerakan barang secara ketat. Langkah-langkah ini membantu mencegah kehilangan dan mengurangi risiko pencurian.

Kesimpulan

NBH (Nota Barang Hilang) merupakan alat penting dalam sistem manajemen inventaris. Melalui NBH, kehilangan barang dapat dilaporkan dan dikelola dengan efisien. Membuat NBH secara lengkap dan akurat membantu meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam penanganan kehilangan barang. Selain itu, mengambil langkah pencegahan untuk menghindari kehilangan barang juga penting dalam menjaga inventaris yang teratur dan aman. Dengan menerapkan sistem yang baik dan menjaga keamanan, perusahaan dapat mengurangi risiko kehilangan barang dan mengoptimalkan pengelolaan inventaris secara keseluruhan.